AesthOS

Kurzfazit

AesthOS ist eine bewusst eng spezialisierte Praxisverwaltung für ästhetisch-chirurgische Praxen und Kliniken, kein KIS-Universalwerkzeug, sondern ein vertikales Tool für eine kleine, aber margenstarke Zielgruppe. Stärken: tiefe Workflow-Unterstützung für Botox-, Filler- und Implantat-Dokumentation, integrierte IRegG-Meldung, Splitsteuer-Abrechnung mit DATEV-Export, deutsche Server, On-Premise-Option. Schwächen: kein KBV-Zertifikat (also keine kassenärztliche Abrechnung), kein integrierter KI-Sprachassistent, und mit Preisen ab 349 €/Monat netto plus 2.900 € Setup-Gebühr nichts für Solo-Praxen mit geringem Volumen. Für die richtige Zielgruppe, Praxen mit täglich 10+ ästhetischen Behandlungen, liefert AesthOS Doku-Geschwindigkeit und Compliance-Sicherheit, die generische PVS nicht bieten können.

Für wen ist AesthOS?

Ästhetisch-chirurgische Praxen mit eigenem OP-Bereich: Wer Brustaugmentationen, Lidkorrekturen oder Liposuktion durchführt, hat IRegG-Pflicht für Implantate und braucht eine OP-Vorbereitung mit Checklisten, Implantat-Daten und Dokumentationsstatus. AesthOS deckt diesen Pfad nativ ab.

Injektions-fokussierte ästhetische Dermatologie: Praxen mit täglich 10+ Botox-/Filler-Behandlungen profitieren am stärksten. Statt freier Texteingabe wählt der Arzt aus vordefinierten Produkten und Zonen, der Bestand wird automatisch dekrementiert, die Charge wandert in die Patientenakte. Behandlungsdoku in ca. 30 Sekunden.

Anti-Aging- und Longevity-Kliniken: Komplexe Behandlungspläne (mehrere Termine, IV-Therapien, PRP, Mesotherapie) lassen sich als Behandlungspakete strukturieren, inkl. Splitsteuer für die einzelnen Komponenten. Patientenkommunikation und Follow-up sind integriert.

Privatkliniken mit gemischtem Leistungsspektrum: Wenn medizinische (steuerfreie) und kosmetische (umsatzsteuerpflichtige) Leistungen parallel laufen, ist die korrekte Splitsteuer ein Compliance-Thema, das die meisten generischen PVS nicht sauber abbilden. AesthOS macht das standardmäßig richtig, und liefert direkt einen DATEV-Export.

Praxen mit DSGVO-Compliance-Druck: On-Premise-Variante mit eigener Server-Installation oder Cloud auf deutschen Rechenzentren, beide ohne US-Anbieter in der Kette. Für Praxen, die nach DSGVO-Folgenabschätzung gegen US-Cloud-PVS entscheiden, eine der wenigen erwachsenen Alternativen.

Weniger geeignet für: Solo-Praxen mit weniger als 5 ästhetischen Behandlungen pro Tag (die Investition rechnet sich nicht), Kassen-/MVZ-Praxen, die KBV-zertifizierte Abrechnung brauchen (medatixx oder die CGM-Familie sind hier Pflicht), und Anwender, die ein KI-First-Tool mit Spracherkennung oder Bild-KI erwarten, das ist nicht der Schwerpunkt von AesthOS.

Preise im Detail

Plan	Preis (netto)	Was du bekommst
On-Premise	349 €/Monat	3 Arzt-Lizenzen, alle Module, lokale Server-Installation, eigene IT-Verantwortung
Cloud (deutsche Server)	499 €/Monat	3 Arzt-Lizenzen, gehostet im deutschen Rechenzentrum, tägliche Backups, 200 GB Speicher, Monitoring
Zusatz-Arzt (On-Premise)	+99 €/Monat	Zusätzliche Arzt-Lizenz
Zusatz-Arzt (Cloud)	+119 €/Monat	Zusätzliche Arzt-Lizenz
Einmalige Setup-Gebühr	2.900 €	Konfiguration, Datenmigration aus Vorsystem, Schulung, Go-Live-Support

Einordnung: Die Preise sind klar im Premium-Segment für eine PVS, generische Anbieter wie medatixx starten deutlich günstiger. Der Aufpreis ist gerechtfertigt durch die Spezialisierung: Wer ohne IRegG-Funktionalität versucht, ästhetische Implantate sauber zu dokumentieren, gibt am Ende mehr Zeit aus, als die Software-Differenz ausmacht. Die Cloud-Variante ist die für die meisten Praxen sinnvollere Wahl, 150 € Aufpreis pro Monat sparen den eigenen Server, die Backup-Logistik und das IT-Sicherheits-Setup. On-Premise lohnt nur, wenn bereits ein gepflegter Server steht und IT-Kompetenz vorhanden ist. Setup-Gebühr von 2.900 € einmalig ist branchenüblich, typische PVS-Migrationen kosten eher mehr.

Stärken im Detail

Vertikale Spezialisierung als Differenzierer. Während generische PVS versuchen, Hausarzt, Kardiologe und Plastischer Chirurg gleichzeitig glücklich zu machen, hat AesthOS sich auf einen Nischenmarkt fokussiert und kennt die spezifischen Workflows wirklich. Botox-Zonen, Filler-Volumina, Charge-Tracking, Vor-/Nachher-Foto-Vergleich, alles vorgefertigt, nicht nachgebaut.

Behandlungsdokumentation in 30 Sekunden. Statt freier Texteingabe wählt der Arzt aus vordefinierten Produkten, Zonen und Mengen. Das System schreibt die strukturierte Doku, dekrementiert den Lagerbestand, vermerkt die Charge in der Patientenakte. Das spart pro Behandlung 2-3 Minuten, bei 10 Behandlungen pro Tag sind das 20-30 Minuten Nettogewinn, also etwa eine zusätzliche Behandlung pro Tag.

IRegG-Meldung integriert. Das Implantateregister-Gesetz (IRegG) verpflichtet seit 2021 alle Praxen, bestimmte Implantate (z. B. Brust-Implantate, manche Filler-Materialien) zentral zu melden. AesthOS automatisiert diesen Prozess inklusive Barcode-Scan und Patienten-Pseudonymisierung. Manuell ist das ein 10-15-minütiger Zusatzschritt pro Implantation, automatisch passiert es im Hintergrund.

Splitsteuer-Abrechnung mit DATEV-Export. Ästhetische Behandlungen sind teilweise medizinisch (steuerfrei nach §4 Nr. 14 UStG) und teilweise kosmetisch (19 % USt). Die richtige Aufteilung pro Rechnung ist Compliance-Pflicht. AesthOS macht das standardmäßig richtig, und liefert einen DATEV-Export, der direkt von der Steuerberatung einlesbar ist.

On-Premise- und Cloud-Variante parallel. Sehr wenige PVS bieten beide Modelle gleichwertig an. Für Datenschutz-konservative Praxen (mit eigener IT-Kompetenz) ist On-Premise der saubere Pfad, kein Cloud-Anbieter im Mittel, alle Daten auf dem eigenen Server. Für alle anderen ist die deutsche Cloud die unkomplizierte Wahl.

24/7-Patientenbuchung ohne Account. Patienten können online Termine buchen, ohne sich registrieren zu müssen. Das senkt die Hemmschwelle gegenüber Tools wie Doctolib, die eine Plattform-Registrierung erzwingen. Anamnese-Wizards sind anpassbar, Botox-Anamnese unterscheidet sich von der OP-Anamnese.

Solide Sicherheits-Architektur. AES-256-Verschlüsselung in transit und at rest, HMAC-V2-signierte Audit-Trails, externer Pentest im Januar 2026 bestanden. Das ist mehr Engagement, als viele etablierte PVS-Hersteller dokumentieren. Für DSGVO-Folgenabschätzungen liefert der Anbieter belastbare Unterlagen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein KBV-Zertifikat für GKV-Abrechnung. AesthOS ist nicht als KBV-zertifiziertes PVS gelistet, d. h. du kannst damit keine kassenärztlichen Leistungen direkt abrechnen. Für reine Selbstzahler-Praxen kein Thema, für Mischpraxen (Kasse + Ästhetik) brauchst du parallel ein KBV-zertifiziertes System wie medatixx, CGM oder T2med, das verdoppelt die Software-Kosten und schafft Doppelpflege.

Kein integrierter KI-Sprachassistent. Diktat während oder nach der Behandlung erfordert Dragon Medical One oder ein vergleichbares Tool, separate Lizenz, separate Integration. Andere PVS-Hersteller (z. B. medatixx, doctolib) experimentieren mit eingebauter Sprache-zu-Text-KI. AesthOS hat das Stand Mai 2026 nicht.

Keine Bild-KI für Hautanalyse oder Vor-/Nachher-Vergleich. Die Foto-Dokumentation ist klassisch, Bilder werden hochgeladen, in der Akte gespeichert, manuell verglichen. Ein KI-gestützter Vorher-Nachher-Match (z. B. automatisches Alignment, Fältchen-Quantifizierung) wäre für die Zielgruppe relevant, fehlt aber.

Kleiner Anbieter, hohes Konzentrationsrisiko. Shoobridge IT ist ein mittelständischer IT-Dienstleister, keine Konzernfirma wie CGM oder Doctolib. Das hat Vorteile (Nähe zum Kunden, schnelle Releases) und Nachteile: Wenn der Anbieter wirtschaftliche Probleme bekommt, ist die Migration zu einer Nachfolger-Lösung deutlich aufwendiger als bei einer Konzern-PVS. Bei AVV-Verhandlungen explizit eine Datenrückgabe-Klausel verankern.

Setup-Phase dauert mehrere Wochen. Die Konfiguration der Behandlungsvorlagen (welche Botox-Zonen, welche Filler-Produkte, welche Anamnesebögen) ist die entscheidende Phase, und sie dauert mehrere Wochen, wenn sie sauber gemacht wird. Wer “morgen produktiv” sein will, ist hier falsch. Das ist aber kein AesthOS-spezifisches Problem, sondern PVS-typisch.

Englischsprachige Patienten eingeschränkt. Anamnesebögen, Aufklärungsformulare und Patientenkommunikation sind primär deutsch. Für internationale Praxen (München, Berlin mit vielen Expatriates) erfordert das Workarounds, andere PVS sind hier mehrsprachiger aufgestellt.

Keine offene API für Drittsysteme. Stand Mai 2026 gibt es keine dokumentierte öffentliche API. Wer eigene Auswertungen, BI-Dashboards oder Drittintegrationen bauen will, ist auf Export-Funktionen und manuelle Workflows beschränkt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
KBV-zertifizierte Kassen-Abrechnung brauchst	medatixx
Eine Patientenkommunikations-Schicht zu bestehender PVS willst	CGM LIFE
Reines Online-Terminmanagement brauchst	samedi
Abrechnungsoptimierung für Selbstzahler willst	Arzt Dashboard
KI-gestützte medizinische Literaturrecherche brauchst	ArztGPT

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Doctolib (Marktführer für Terminvergabe, aber französischer Anbieter mit DSGVO-Diskussionen), MEDISTAR, T2med, charlieCRM (ästhetik-fokussiert, aber kleiner Anbieter), Trovendo und Praxis24. Im engen Segment “PVS für ästhetische Medizin in Deutschland” gibt es nur eine Handvoll Anbieter, AesthOS gehört zu den profilierteren und ist mit dem deutschen Hosting plus On-Premise-Option in einer komfortablen Compliance-Position.

So steigst du ein

Schritt 1: Demo auf aesthos.de anfragen. Bereite vor: Anzahl Ärzte, Behandlungsspektrum (Botox/Filler/Laser/OP), aktuelle PVS (für Migration), Selbstzahler-Anteil, gewünschtes Deployment (Cloud oder On-Premise). Je präziser, desto schneller die qualifizierte Demo. Bei der Demo gezielt nach IRegG-Workflow, Splitsteuer-Abrechnung und Foto-Doku fragen, das sind die Killer-Features.

Schritt 2: Datenmigration aus Vorsystem. AesthOS unterstützt Import aus gängigen Vorsystemen; der Setup-Prozess (im 2.900 €-Paket enthalten) führt die Migration durch. Wichtig: Bestandsdaten vorher konsolidieren, doppelte Patientenakten, veraltete Chargen-Daten und falsche Steuersätze überträgst du sonst 1:1 ins neue System.

Schritt 3: Behandlungsvorlagen konfigurieren. Das ist der Schritt, der über die spätere Doku-Geschwindigkeit entscheidet: Welche Botox-Zonen führst du? Mit welchen Mengen typischerweise? Welche Filler-Produkte hältst du im Lager? Welche Anamnesebögen unterschreibt der Patient vor welcher Behandlung? Plane 2–3 Wochen für die initiale Vorlagen-Konfiguration ein, die nachträgliche Korrektur ist mühsam.

Schritt 4: Foto-Dokumentation und Chargen-Verwaltung aktivieren. Vor-/Nachher-Vergleich direkt in der Behandlungsakte, Chargen-Bestand mit automatischer Ablaufwarnung. Nach zwei bis drei Wochen Einarbeitung: Behandlungsdokumentation in unter einer Minute.

Schritt 5: Schnittstelle zu Steuerberatung etablieren. DATEV-Export einmalig konfigurieren, mit der Steuerberatung den Import-Workflow abstimmen. Splitsteuer-Reporting laufend prüfen, gerade in der Anlaufphase passieren Konfigurationsfehler.

Ein konkretes Beispiel

Eine ästhetische Praxis in München mit zwei Ärzten und ca. 15 Behandlungen täglich (Botox, Filler, PRP) bucht die Cloud-Lizenz. Statt freier Texteingabe in ein allgemeines PVS wählt die Ärztin nach der Behandlung Produkt, Zone und Einheiten aus vordefinierten Listen, das System zieht automatisch vom Chargen-Bestand ab und warnt, wenn eine Charge ablaufen wird. Behandlungsprotokoll inklusive Foto ist in 30 Sekunden abgeschlossen. Im Monatsdurchschnitt spart die Praxis ca. 12 Stunden Doku-Zeit pro Arzt, bei einem effektiven Stundenumsatz von 250 € entspricht das einem internen Wert von rund 6.000 €. Die Cloud-Lizenz kostet 499 € + 119 € (Zusatz-Arzt) = 618 € netto/Monat, die Investition rechnet sich rein über die Zeitersparnis in unter einem Monat, ohne dass Compliance-Sicherheit und IRegG-Automation eingerechnet sind.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Cloud läuft im deutschen Rechenzentrum mit AES-256-Verschlüsselung in transit und at rest. On-Premise-Variante: vollständig auf eigener Hardware, keine externe Datenübertragung.
• Verschlüsselung und Audit-Trail: HMAC-V2-signierte Audit-Logs für alle Datenzugriffe, relevante Voraussetzung für DSGVO-Nachweispflicht und Patienten-Auskünfte.
• Externer Pentest: Januar 2026 erfolgreich abgeschlossen, Bericht ist auf Nachfrage erhältlich und gehört in jede DSGVO-Folgenabschätzung.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Für Cloud-Variante Standard nach DSGVO mit deutschem Vertragspartner. Für On-Premise entfällt der AVV im klassischen Sinne, weil keine Auftragsverarbeitung stattfindet.
• Patientendaten-Export und -Löschung: Patientenakten lassen sich exportieren (PDF, strukturiert) und nach Aufbewahrungsfristen vollständig löschen, wichtiger Punkt für Patientenrechte nach DSGVO Art. 15 und 17.
• IRegG-Compliance: Implantateregister-Meldungen werden pseudonymisiert übertragen, keine Klarnamen außerhalb der Praxis-Akte.
• Empfehlung für Praxen: Wer mit minderjährigen oder besonders schutzbedürftigen Patienten arbeitet (z. B. Wiederherstellungschirurgie nach Krebs), sollte On-Premise wählen oder bei der Cloud-Variante eine zusätzliche Datenschutz-Folgenabschätzung dokumentieren.

Gut kombiniert mit

• samedi, wenn parallel zur internen PVS ein breiter Online-Terminkanal (z. B. über Krankenkassen-Verzeichnisse) bedient werden soll, ergänzt samedi die Termin-Sichtbarkeit. AesthOS bleibt das Hauptsystem für Doku und Abrechnung.
• Arzt Dashboard, für die Abrechnungsoptimierung im Selbstzahler-Segment. AesthOS dokumentiert und rechnet ab, Arzt Dashboard liefert die Analytik (welche Behandlungen, welche Margen, welche Patientengruppen sind profitabel).
• ArztGPT, wenn medizinische Literaturrecherche oder die Erstellung von Aufklärungsbögen mit KI-Unterstützung gewünscht ist. Klar getrennter Workflow: ArztGPT liefert die Inhalte, AesthOS verwaltet die patientenbezogene Doku.

Unser Testurteil

AesthOS verdient 4 von 5 Sternen. Für seine klar definierte Zielgruppe, ästhetisch-chirurgische Praxen und Privatkliniken mit täglich 10+ Behandlungen, ist es eine der profiliertesten PVS am deutschen Markt. Die Kombination aus IRegG-Automation, Splitsteuer-Abrechnung, deutscher Cloud (oder On-Premise) und solider Sicherheits-Architektur ist im Nischenmarkt schwer zu schlagen. Den fünften Stern verliert AesthOS bei uns aus drei Gründen: Erstens das fehlende KBV-Zertifikat (begrenzt die Zielgruppe auf reine Selbstzahler-Praxen). Zweitens die minimale KI-Komponente, Spracherkennung, Bild-KI für Hautanalyse oder Vor-/Nachher-Match fehlen, obwohl die Zielgruppe das durchaus brauchen könnte. Drittens das Anbieterprofil eines Mittelständlers, was operativ ein Vorteil ist, schafft strategisch ein Konzentrationsrisiko, das bei der Vertragsverhandlung explizit adressiert werden sollte.

Was wir bemerkt haben

• Januar 2026, Externer Penetrationstest erfolgreich bestanden. Der Bericht ist auf Anfrage erhältlich und stärkt die DSGVO-Argumentation in Folgenabschätzungen erheblich, gerade gegenüber Datenschutzbeauftragten, die ohne belastbare Sicherheitsnachweise konservativ entscheiden.
• 2021–heute, IRegG (Implantateregister) ist seit 2021 verpflichtend für viele ästhetisch-chirurgische Eingriffe. AesthOS hat den Workflow früh integriert; viele generische PVS haben das erst nachträglich oder gar nicht sauber abgebildet. Ein klares Differenzierungsmerkmal.
• Mai 2026, Eine integrierte KI-Spracherkennung oder Bild-KI ist weiterhin nicht im Produkt. Anbieter wie medatixx und Doctolib bauen hier sichtbar aus, AesthOS bleibt beim Workflow-/Compliance-Fokus. Strategisch nachvollziehbar, aber eine Lücke, die die Konkurrenz in den nächsten 12-24 Monaten ausnutzen könnte.
• 2024–2025, Cloud-Variante mit deutschem Hosting hat sich gegenüber On-Premise als Standard durchgesetzt, typische Entwicklung im PVS-Markt. Die On-Premise-Option bleibt aber verfügbar und ist für besonders konservative Praxen weiterhin der saubere Weg.
• Mai 2026, Die Roadmap-Transparenz des Anbieters ist begrenzt (kein öffentliches Changelog, kein Quartals-Update). Bestandskunden bekommen Releases proaktiv kommuniziert, Interessenten müssen für eine Roadmap-Übersicht aktiv nachfragen, ein Punkt, an dem typische SaaS-Anbieter offener kommunizieren.