KEVOX

Kurzfazit

KEVOX ist eine solide, in Deutschland gehostete Dokumentationssoftware für Bau, Brandschutz, Arbeitsschutz und Facility Management, und genau das, nicht mehr und nicht weniger. Sie ersetzt Papier-Prüfbücher und Excel-Listen durch mobile Checklisten, fotobelegte Mängeldokumentation, automatische Fristenverwaltung und fertige Prüfprotokolle auf Knopfdruck. Für Unternehmen mit wiederkehrenden Prüf- und Wartungspflichten ist das ein echter Effizienzhebel. Was KEVOX nicht ist: ein KI-Werkzeug. Es gibt keine automatische Mängelerkennung, keine Bildanalyse, keine vorausschauende Wartung, KEVOX dokumentiert und verwaltet, es analysiert nicht. Wer eine rechtsichere, deutsche Dokumentationsplattform sucht, ist hier richtig; wer KI-gestützte Auswertung erwartet, schaut woanders.

Für wen ist KEVOX?

Facility-Manager und Hausverwaltungen: Wer ein Portfolio aus Aufzügen, Brandschutztüren, Sprinkleranlagen, Notstromaggregaten und Haustechnik betreut, bekommt mit KEVOX eine zentrale Stelle für Prüfhistorie, Fristen und Protokolle. Statt Ordnerwände und Excel-Tabellen liegt die komplette Dokumentation digital, fotobelegt und revisionssicher vor, entscheidend, wenn der Sachverständige oder die ZÜS Nachweise sehen will.

Brandschutz- und Arbeitsschutzbeauftragte: Brandschutztür-Prüfungen, Begehungen, Gefährdungsbeurteilungen und Sicherheitskonzepte lassen sich mit vorkonfigurierten Formularen standardisieren. Die Mängel werden fotografiert, zugewiesen und bis zur Freigabe nachverfolgt, ein durchgängiger Workflow vom Befund bis zur Behebung.

Bauunternehmen und Handwerk: Baudokumentation, Abnahmeprotokolle und Mängelmanagement gehören zum Kerngeschäft. KEVOX erlaubt es, Mängel direkt am Bau mit Foto und Plan-Verortung zu erfassen, Aufgaben an Nachunternehmer zuzuweisen und am Ende ein sauberes Abnahmeprotokoll zu erzeugen, auch offline, wenn auf der Baustelle kein Netz ist.

Kommunen und Industriebetriebe: Betreiber öffentlicher Gebäude oder Produktionsstätten mit vielen prüfpflichtigen Anlagen profitieren von der zentralen Fristenverwaltung und der nachvollziehbaren Prüfkette. Das deutsche Hosting ist für Behörden und sicherheitskritische Branchen ein zusätzliches Argument.

Weniger geeignet für: Einzelnutzer oder Kleinstbetriebe (das Lizenzmodell pro Computerlizenz wird schnell teuer), international tätige Teams (kein mehrsprachiger Betrieb), und alle, die KI-gestützte Analyse erwarten, etwa automatische Mängelerkennung aus Fotos oder vorausschauende Wartung auf Basis von Sensordaten. Das kann KEVOX nicht.

Preise im Detail

Plan	Preis (netto)	Was du bekommst
Basic	83 €/Computerlizenz/Monat	Unbegrenzte Projekte und Pläne, Mängelmanagement, Foto-Dokumentation, QR-/Barcode-Lesen, Komponentenkatalog, Daten-Import/-Export
Premium	162 €/Computerlizenz/Monat	Alles aus Basic + QR-/Barcode-Erstellung und -Druck, unbegrenzte Prüftermine, unbegrenzte Formulare, KEVOX GO (mobile App), Premium-PDF-Berichte, Wartungsfunktionen, dynamische Komponentenwerte
Enterprise	Auf Anfrage	Alles aus Premium + Bewertungsformulare, Service- und Prüfbücher, Gefährdungsbeurteilungen, erweiterte QR-/Barcode-Funktionen, erweiterte Netzwerkfähigkeit, unbegrenzte Lesezugriffe, Benachrichtigungssystem

Einordnung: Das Lizenzmodell ist der wunde Punkt. Abgerechnet wird pro Computerlizenz und Monat, nicht pro Unternehmen, bei fünf Arbeitsplätzen im Premium-Plan sind das schnell rund 810 € netto pro Monat. Für einen kleinen Facility-Betrieb mit einem oder zwei Arbeitsplätzen ist Basic mit 83 € noch überschaubar. Wer aber QR-Code-Druck, Wartungsfunktionen und die mobile App KEVOX GO braucht, und das ist für den realen Einsatz fast immer der Fall, landet bei Premium für 162 €/Lizenz. Die wirklich compliance-relevanten Funktionen (Gefährdungsbeurteilungen, Prüf- und Wartungsbücher) gibt es erst im Enterprise-Plan zum Verhandlungspreis. Unterm Strich: für mittlere bis große Betriebe mit vielen prüfpflichtigen Anlagen rechtfertigt die eingesparte Zeit die Kosten; für Kleinstbetriebe ist das Preismodell eine Hürde.

Stärken im Detail

Hosting in Deutschland, ohne Wenn und Aber. Anders als bei den großen KI- und SaaS-Anbietern, die ihre Daten in den USA verarbeiten, liegt KEVOX vollständig auf deutschen Servern. Für DSGVO-sensible Bereiche, Behörden, Industrie, Gebäude mit personenbezogenen Mieterdaten, entfällt damit die ganze Diskussion um Standardvertragsklauseln und EU-US-Datentransfer. Das ist im Vergleichsfeld ein echtes Alleinstellungsmerkmal.

Berichte auf Knopfdruck. KEVOX arbeitet mit vorkonfigurierten Vorlagen und Textbausteinen. Aus einer ausgefüllten Checkliste entsteht ein vollständiges Prüf- oder Abnahmeprotokoll mit Fotos, Mängelliste und Unterschriften, als PDF, Word oder Excel. Das ist der Punkt, an dem die meiste Zeit eingespart wird: Die Nachbereitung im Büro, die früher Stunden gekostet hat, schrumpft auf wenige Klicks. Der Hersteller wirbt mit „50 % Dokumentationszeit-Ersparnis”, in der Praxis ein realistischer Wert.

Durchgängiges Mängelmanagement. Ein Mangel wird vor Ort erfasst, fotografiert, im Plan verortet, einem Verantwortlichen zugewiesen und bis zur Freigabe nachverfolgt. Diese geschlossene Kette, Befund, Zuweisung, Behebung, Freigabe, ist das, was KEVOX von einer reinen Foto-App unterscheidet. Nichts geht zwischen Begehung und Abnahme verloren.

Automatische Fristenverwaltung. Wiederkehrende Prüf- und Wartungsintervalle (TÜV/ZÜS-Termine, Wartungsverträge, interne Begehungen) hinterlegst du einmal, danach erinnert das System rechtzeitig. Für Betriebe mit Dutzenden prüfpflichtigen Anlagen ist das der entscheidende Schutz davor, eine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung zu übersehen, ein Versäumnis, das im Schadensfall teuer und haftungsrelevant wird.

QR-Codes als Anlagen-Schlüssel. Im Premium-Plan erzeugst und druckst du QR-Codes für jede Anlage. Der Techniker scannt den Code direkt an der Anlage und sieht sofort Prüfhistorie, Stammdaten und offene Aufgaben. Das eliminiert die Verwechslungsgefahr bei gleichartigen Anlagen und macht die Erfassung vor Ort schneller und fehlerärmer.

Offline-fähig. KEVOX läuft auf iOS und Windows auch ohne Netzverbindung. Im Aufzug-Maschinenraum, im Tiefgaragen-Technikraum oder auf der Rohbau-Baustelle ist das keine Komfortfunktion, sondern Grundvoraussetzung, genau dort, wo dokumentiert wird, gibt es selten stabiles WLAN.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine KI, und das ist auf einer KI-Tool-Plattform eine ehrliche Ansage. KEVOX trägt keinerlei künstliche Intelligenz in sich. Es gibt keine automatische Mängelerkennung aus Fotos, keine Bildklassifikation, keine vorausschauende Wartung auf Basis von Sensordaten und keine textgenerierenden Funktionen. KEVOX ist ein klassisches, sauber gebautes Dokumentations- und Workflow-System. Wer erwartet, dass die Software aus einem Riss-Foto selbst den Mangel erkennt oder aus der Prüfhistorie einen Wartungsbedarf prognostiziert, wird enttäuscht. Workaround: Es gibt aktuell keinen, diese Funktionen existieren schlicht nicht.

Das Lizenzmodell skaliert teuer. Pro Computerlizenz und Monat abzurechnen ist transparent, aber unfreundlich für wachsende Teams. Jeder zusätzliche Vollarbeitsplatz kostet erneut 83 bis 162 € netto monatlich. Bei vielen reinen Lesern hilft der Enterprise-Plan mit unbegrenzten Lesezugriffen, aber das ist die teuerste Stufe. Workaround: Lizenzen gezielt nur für die Personen, die aktiv erfassen; Auswertung und Einsicht über Lesezugriffe bündeln.

Funktionen hinter der Enterprise-Mauer. Ausgerechnet die compliance-kritischen Bausteine, Gefährdungsbeurteilungen, Service- und Prüfbücher, Bewertungsformulare, sind dem teuersten, verhandelbaren Enterprise-Plan vorbehalten. Wer genau diese rechtlichen Nachweise digital führen will, muss in die oberste Preisklasse. Das ist nachvollziehbar, aber ärgerlich, weil es die Kernanwendung vieler Käufer betrifft.

Kein mehrsprachiger Betrieb. KEVOX ist konsequent auf den deutschsprachigen Markt zugeschnitten. Für Unternehmen mit internationalen Standorten oder fremdsprachigem Personal gibt es keine durchgängige Sprachumschaltung. In Betrieben mit mehrsprachigen Montage- oder Wartungsteams ist das ein praktisches Hindernis.

Integration kostet Projektaufwand. Eine native, schlüsselfertige Anbindung an gängige ERP- oder CAFM-Systeme (SAP, Planon) liefert KEVOX nicht ab Werk. Datenaustausch ist über Import/Export und Schnittstellen möglich, erfordert aber Konfiguration und IT-Ressourcen. Wer KEVOX tief in eine bestehende Systemlandschaft einbetten will, sollte den Integrationsaufwand vorab einplanen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine KI-gestützte Recherche- und Textplattform suchst (kein Dokumentationstool)	Perplexity
Allgemeine Dokumente analysieren und auswerten willst	Claude
Einen deutschen/europäischen KI-Anbieter mit EU-Hosting brauchst	Aleph Alpha

KEVOX bewegt sich in einer Nische, in der es kaum direkt vergleichbare KI-Tools gibt, die genannten Alternativen erfüllen andere Zwecke und sind keine 1:1-Ersatzlösungen für Mängel- und Prüfdokumentation. Im direkten Wettbewerb stehen eher klassische Bau- und FM-Dokumentations-Apps ohne KI-Fokus: PlanRadar (österreichischer Marktführer für Bau- und Immobiliendokumentation, ebenfalls EU-gehostet), Capmo und 123erfasst (Baudokumentation und Bautagebuch), Flixcheck sowie branchenspezifische CAFM-Systeme wie Planon oder wowiport für größere Immobilienportfolios. Diese Tools haben keine eigene Seite bei uns, weil sie wie KEVOX keinen KI-Kern besitzen. Die ehrliche Einordnung: Wer KEVOX evaluiert, vergleicht es sinnvollerweise mit PlanRadar und Capmo, nicht mit KI-Assistenten. Für die reine, rechtsichere Dokumentation in Deutschland ist KEVOX eine ernstzunehmende Option; einen KI-Mehrwert liefert keines dieser Tools.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte unter kevox.de mit einer Demo-Anfrage und lege danach deine Anlagen oder Objekte als Stammdaten an, pro Anlage: Bezeichnung, Standort, Baujahr, Hersteller, Prüfbuch-/Anlagennummer und nächster Prüftermin. Diese Stammdaten sind die Basis aller Protokolle und Fristenwarnungen, also lohnt sich hier Sorgfalt von Anfang an.

Schritt 2: Erzeuge im Premium-Plan für jede Anlage einen QR-Code und bringe ihn vor Ort an (Maschinenraum, Brandschutztür, Verteilerschrank). Ab sofort scannt der Techniker den Code und sieht sofort die passende Checkliste, die Prüfhistorie und offene Mängel, ohne im Büro nach dem richtigen Objekt suchen zu müssen.

Schritt 3: Konfiguriere die Fristen- und Wartungsintervalle: gesetzliche Prüftermine, Wartungsverträge, interne Begehungen. Das System verschickt automatisch Erinnerungen an die Verantwortlichen. Lege parallel deine Standard-Berichtsvorlagen und Textbausteine an, je vollständiger die Vorlagen, desto weniger Nacharbeit fällt nach jeder Begehung an.

Ein konkretes Beispiel

Eine Hausverwaltung in Stuttgart mit 23 Aufzügen in 8 Objekten hat die Wartungs- und Prüfdokumentation von Papier-Prüfbüchern auf KEVOX umgestellt. Seit der Einführung werden alle Prüf- und Wartungsberichte direkt auf dem Tablet erfasst, mit Fotos belegt und automatisch als PDF archiviert. Festgestellte Mängel, etwa eine defekte Notrufanlage, werden sofort fotografiert, dem zuständigen Wartungsdienstleister zugewiesen und bis zur Behebung nachverfolgt. Bei der nächsten ZÜS-Prüfung legt der Facility Manager die vollständige digitale Prüfhistorie der letzten drei Jahre mit zwei Klicks vor, kein Suchen in Ordnern, kein fehlender Nachweis. Die Nachbearbeitung pro Wartungsbesuch sinkt von rund 45 auf etwa 12 Minuten. Zeitersparnis pro Monat: bei wöchentlichen Begehungen mehrere Stunden, die Premium-Lizenz amortisiert sich über die eingesparte Bürozeit. Was KEVOX in diesem Szenario nicht leistet: Es erkennt den Mangel nicht selbst, es dokumentiert nur das, was der Mensch erfasst.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Ausschließlich in Deutschland. Anbieter ist die KEVOX GmbH, Universitätsstraße 60, 44789 Bochum. Für DSGVO-Compliance ist das ein klares Plus, kein Drittlandtransfer.
• Datennutzung: KEVOX verarbeitet die eingegebenen Dokumentations- und Anlagendaten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes. Eine Nutzung der Inhalte für KI-Training findet schon mangels KI-Funktionen nicht statt.
• Aufbewahrung: Laut Datenschutzerklärung werden personenbezogene Daten in der Regel nach 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine längere Speicherung verlangt.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Ein AVV mit eingesetzten Dienstleistern besteht; für die eigene Nutzung sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag direkt mit KEVOX abgeschlossen werden, das ist bei deutschen B2B-Anbietern Standard und sollte vor dem Rollout geklärt werden.
• Empfehlung für Unternehmen: Das deutsche Hosting macht KEVOX auch für Behörden, Industrie und Gebäude mit personenbezogenen Mieter- oder Mitarbeiterdaten unkritisch. Wer Gefährdungsbeurteilungen oder Beschäftigtendaten dokumentiert, sollte den AVV und die internen Zugriffsrechte (Lesezugriffe vs. Vollnutzer) sauber konfigurieren.

Gut kombiniert mit

• Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel), KEVOX exportiert Berichte direkt nach Word und Excel und versendet sie über Outlook. Die Dokumentationsplattform übernimmt die strukturierte Erfassung, die Office-Suite die Weiterverarbeitung, Ablage und Kommunikation. In den meisten Betrieben ist das ohnehin der bestehende Stack.
• Claude, für die nachgelagerte Auswertung: KEVOX liefert die Rohdokumentation (Mängellisten, Prüfberichte als Word/Excel), Claude kann daraus Management-Zusammenfassungen, Trendauswertungen über mehrere Objekte oder Vorlagentexte für Anschreiben erzeugen. So bekommst du die KI-Schicht, die KEVOX selbst nicht mitbringt.
• CAD-/Plansoftware, KEVOX visualisiert Mängel und Anlagen auf hinterlegten Grundrissen, CAD-Zeichnungen und Flucht- und Rettungsplänen. Wer diese Pläne ohnehin in einer CAD-Umgebung pflegt, importiert sie in KEVOX als Verortungs-Grundlage und hält beide Welten konsistent.

Unser Testurteil

KEVOX verdient 3 von 5 Sternen. Als deutsche, vollständig hierzulande gehostete Dokumentationssoftware für Bau, Brandschutz, Arbeitsschutz und Facility Management macht es seinen Job zuverlässig: Mängelmanagement, Fristenverwaltung, Berichte auf Knopfdruck und Offline-Erfassung sind durchdacht und praxistauglich, und die über 15-jährige Marktpräsenz spricht für Stabilität. Was es kostet die höhere Bewertung: das pro Lizenz teure Preismodell, die Beschränkung wichtiger Compliance-Funktionen auf den Enterprise-Plan, der fehlende mehrsprachige Betrieb und die fehlende schlüsselfertige ERP-Integration. Den entscheidenden Punkt für unsere Plattform nennen wir offen: KEVOX enthält keine KI. Es ist ein klassisches, sauber gebautes Dokumentationssystem ohne automatische Erkennung, Analyse oder Vorhersage. Für Betriebe, die rechtsichere Dokumentation in Deutschland brauchen, ist es eine vernünftige Wahl, wer einen KI-Mehrwert sucht, sollte realistisch sein: den liefert KEVOX nicht.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, KEVOX bewirbt sich und seine Funktionen vollständig ohne KI-Bezug. Weder auf der Funktions- noch auf der Startseite finden sich Hinweise auf automatische Mängelerkennung, Bildanalyse oder vorausschauende Wartung. Das ist für eine moderne Dokumentationssoftware bemerkenswert zurückhaltend, und gleichzeitig ehrlich: Was nicht beworben wird, kann auch nicht enttäuschen.
• Mai 2026, Frühere Darstellungen (auch unsere eigene erste Version dieser Seite) haben KEVOX zu eng als reines Aufzug-/TÜV-Compliance-Tool nach BetrSichV und TRBS 3121 beschrieben. Tatsächlich ist KEVOX eine breite Dokumentationsplattform mit vier Anwendungsfeldern, Bau, Brandschutz, Arbeitsschutz und Facility Management. Aufzüge sind nur einer von vielen möglichen Anlagentypen. Wir haben die Einordnung entsprechend korrigiert.
• Mai 2026, Das Preismodell wird konsequent pro Computerlizenz und Monat berechnet (Basic 83 €, Premium 162 €, netto). Compliance-Funktionen wie Gefährdungsbeurteilungen und Prüfbücher sind dem Enterprise-Plan vorbehalten. Bei mehreren Arbeitsplätzen summiert sich das deutlich, ein Punkt, der in Anbieter-Vergleichen oft untergeht.
• Seit 2010, KEVOX positioniert sich als „erste Dokumentationssoftware im DACH-Raum” und nennt über 36.000 abgewickelte Projekte. Die lange Marktpräsenz ist ein Stabilitätssignal, das in einem von Start-ups geprägten Umfeld nicht selbstverständlich ist.