16 Zeiterfassung KI-Tools im Vergleich

Aplano ist eine deutsche Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware für KMU. Besonders beliebt in Reinigung, Gastronomie, Sicherheit und Einzelhandel, einfach in der Bedienung, günstig im Einstieg und konform mit dem deutschen Arbeitszeitgesetz.

Moderne Cloud-Handwerkersoftware aus Hamburg mit starker KI-Integration: KI-Aufmaß, KI-Eingangsrechnungsscan und PORTA als KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe. Über 30.000 Handwerksbetriebe nutzen die Plattform (4,9 Sterne bei über 600 Google-Bewertungen), die GAEB- und DATANORM-Schnittstellen für öffentliche Ausschreibungen und Großhandel-Kataloge mitbringt. Eine der am schnellsten wachsenden Handwerkslösungen im DACH-Raum.

Blink ist die führende deutsche Mitarbeiter-App speziell für die Gebäudereinigung. Sie vereint GPS-Zeiterfassung, Dienstplanung, Aufgaben-Tickets und Mitarbeiterkommunikation auf dem Smartphone, in 19 Sprachen und DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Agentursoftware aus der Schweiz, die Zeiterfassung, Projektmanagement, Angebots- und Rechnungserstellung und Reporting in einem Tool vereint. MOCO richtet sich spezifisch an Agenturen, Designstudios und Beratungen, mit DATEV-Integration, Datenhaltung in der Schweiz und EU sowie optionalen KI-Funktionen (OpenAI/Anthropic), etwa Zeiteinträgen per Spracheingabe.

Einfaches, projektzentriertes Zeiterfassungs-Tool mit Browser-Extension, Mobile App und Desktop-Client. Toggl Track ist in Agenturen und Freelancer-Teams weit verbreitet, minimalistische Oberfläche, schneller Start, solide Reports. Der kostenlose Plan ist für kleine Teams nutzbar. Kein KI-Tool, sondern klassische Zeiterfassung.

Weitverbreitetes Zeiterfassungs-Tool mit kostenlosem Einstieg für kleine Teams (bis 5 Nutzer). Clockify erfasst Arbeitszeiten per Timer, Kalender oder Browser-Extension, strukturiert sie nach Projekten und Kunden und erzeugt direkt abrechnungsfähige Reports, ohne KI-Abhängigkeit, aber mit starken Integrationen.

Deutsche Plattform für mobile Teams: Zeiterfassung, GPS-Ortung, Tourenplanung, Werkzeugverwaltung und digitale Baustellendokumentation in einem System. Der KI-Kern ist das KI-Bautagebuch, das Stichworte und Fotos automatisch in fertige, korrigierte Berichte verwandelt und gebrochenes Deutsch oder Fremdsprachen einsortiert. Datenhaltung in Deutschland, deutscher Support, branchenübergreifend für Bau, GaLaBau, Entsorgung, Winterdienst und Handwerk.

Cloud-Handwerkersoftware für GaLaBau, SHK und andere Gewerke mit starkem Fokus auf mobile Baudokumentation, Zeiterfassung und Auftragsabwicklung. Besonders beliebt bei kleinen bis mittleren Betrieben, die Papier vollständig abschaffen wollen. Mit ToolTime Echo bringt der Anbieter KI-gestützte Sprachdokumentation: Sprachaufnahmen und Fotos vom Baustellenbesuch werden automatisch zu strukturierten Arbeitsberichten umgewandelt.

Deputy ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Besonders beliebt in Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen, primär in Australien, Nordamerika und UK. Für den DACH-Markt gibt es lokale Alternativen.

Deutscher Anbieter für digitale Schichtplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung, eine der bekanntesten Lösungen im DACH-KMU-Markt. Kern der KI-Funktionen ist die automatische Schichtzuweisung passender Mitarbeitender sowie ein KI-Chat als digitale HR-Assistenz, der Fragen beantwortet und sicher auf Personaldaten zugreift.

Timebutler ist eine deutsche SaaS-Lösung für rechtssichere Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Software unterstützt die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils zur Arbeitszeiterfassung (2022), ist DSGVO-konform und wird in einem Rechenzentrum nahe Frankfurt am Main betrieben. Funktionsumfang: Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Überstunden, digitale Personalakte, Schichtplanung, Stempeluhr-Terminal und Berichte. Kein KI-Tool, sondern klassische Compliance-Software.

Crewmeister (betrieben von ATOSS Aloud GmbH, einem 2014 innerhalb von ATOSS gegründeten Spin-off) ist eine Cloud-Zeiterfassungs- und Schichtplanungslösung für Kleinbetriebe bis ca. 50 Mitarbeitende. Einfach einzurichten, DSGVO-konform mit Datenhaltung in Deutschland, und gut für Betriebe geeignet, die Excel-Dienstpläne ablösen wollen, zu niedrigen Einstiegspreisen ab 1,05 EUR/Nutzer/Monat (jährlich) bzw. 1,50 EUR/Nutzer/Monat (monatlich).

Cloud-Branchensoftware speziell für Garten- und Landschaftsbau-Betriebe. Digitalisiert Tagesplanung, mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation, Geräteverfolgung und Pflegeplanung, bedienbar im Browser und per App direkt auf der Baustelle. Der Soll-Ist-Vergleich der erfassten Stunden gegen die Kalkulation liefert die Datengrundlage für eine belastbare Nachkalkulation. Eine native KI ist nicht enthalten, Auswertungen entstehen über Export und externe Tools.

Branchensoftware für Gebäudereiniger mit Kalkulation, Angebotsmanagement, Zeiterfassung und Qualitätskontrolle. Der Soll-Ist-Vergleich zwischen kalkulierten und tatsächlichen Stunden je Objekt macht Profacilo besonders für Unternehmen wertvoll, die ihre Angebotskalkulation schrittweise an die eigene Betriebsrealität anpassen wollen. Serverstandort Deutschland.

Spezialisiertes Legal-Time-Tracking und Kanzleiabrechnungssystem für Anwaltskanzleien. Besonders stark bei LEDES-Billing, Trust Accounting und mobilem Zeiterfassen, aber auf den US-Markt ausgerichtet und ohne deutschsprachige Oberfläche.

Workstaff ist eine Scheduling- und Workforce-Management-Plattform aus Montreal, die speziell für Event-Agenturen, Catering- und Promotionunternehmen entwickelt wurde. Das Herzstück ist das umgekehrte Preismodell: Du zahlst pro Manager-Seat, nicht pro eingesetztem Freelancer. Für Agenturen mit großem Pool und wenigen Koordinierenden kann das deutlich günstiger sein als nutzerbasierte Tools. Die KI-Komponente bleibt jedoch schwach, der Fokus liegt auf Disposition, Zeiterfassung und Abrechnung, nicht auf automatischem Matching.