Clockify

Kurzfazit

Clockify ist ein solider, unkomplizierter Einstieg in professionelle Zeiterfassung, besonders für kleine Teams und Freelancer. Der kostenlose Plan deckt bis zu 5 Nutzer ab, mit unbegrenzten Projekten und vollem Report-Zugriff, das frühere Alleinstellungsmerkmal unbegrenzt vieler kostenloser Nutzer gibt es seit 2025 nicht mehr. Die Browser-Extension, die Timer direkt in Jira, Asana und GitHub einbettet, bleibt ein echter Produktivitätsbeschleuniger. Schwäche: Wer automatische DATEV-Anbindung oder KI-gestützte Tätigkeitsvorschläge braucht, stößt schnell an Grenzen. Für Standardfälle, Projektzeiten erfassen, nach Kunden trennen, Berichte exportieren, ist Clockify weiterhin eine gute, günstige Wahl.

Für wen ist Clockify?

Agenturen und Dienstleister: Clockify ist für diese Gruppe wie gemacht. Projekte und Kunden lassen sich sauber trennen, Stundensätze je Projekt hinterlegen, und Reports für die Abrechnung per CSV oder PDF exportieren. Die kostenlose Version reicht nur für Mini-Teams bis 5 Personen, größere Agenturen brauchen ab dem ersten Tag einen bezahlten Plan (Basic ab 3,99 $/Seat). Spätestens wenn Urlaubsverwaltung, Invoicing oder Budgetkontrolle wichtig werden, führt der Weg ohnehin zu Standard oder Pro.

Entwicklungsteams: Die Browser-Extension, die sich direkt in Jira-Tickets, GitHub-Issues und Linear-Tasks einhängt, macht Clockify zum natürlichsten Zeiterfassungstool für Entwickler. Timer startet mit einem Klick am Ticket, stoppt beim Schließen, ohne Tab-Wechsel, ohne manuelle Eingabe.

Freelancer mit Budget-Bewusstsein: Hier spielt Clockify seine größte Stärke aus. Der kostenlose Plan liefert alles, was ein Einzelselbstständiger braucht: Timer, Projektverwaltung, Kunden-Tracking und Report-Export, und mit dem Limit von 5 Nutzern bleibt eine Soloselbstständige oder ein Zweierteam dauerhaft im Gratis-Tarif. Wer Rechnungen direkt aus dem Tool generieren will, braucht Standard (ab 5,49 $/Monat), das ist für den Komfort fast immer sinnvoll.

KMU ohne dediziertes HR-Tool: Ab Standard bietet Clockify Urlaubsverwaltung, Überstunden-Reports und Genehmigungsworkflows. Das reicht für viele Unternehmen unter 50 Mitarbeitenden als schlanke Ergänzung zum Lohnabrechnungssystem.

Weniger geeignet für: Kanzleien mit RVG-Abrechnung (zu viel manuelle Konfiguration nötig), Unternehmen mit zwingender DATEV-Direktintegration, sowie Teams, die KI-gestützte automatische Tätigkeitserkennung als Standard-Feature erwarten.

Preise im Detail

Plan	Preis/Seat	Was du bekommst
Free	0 $	Bis 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte, Timer, Reports, Mobile & Desktop Apps, Browser-Extension
Basic	3,99 $/Monat	+ Zeit für andere erfassen, Pflichtfelder, Massenbearbeitung, Zeitprüfung, Projektvorlagen
Standard	5,49 $/Monat	+ Urlaubsverwaltung, Rechnungserstellung, Genehmigungsworkflows, Überstunden-Reports
Pro	7,99 $/Monat	+ Projektplanung, Budgets, GPS-Tracking, benutzerdefinierte Felder, EU-Datenspeicherort wählbar
Enterprise	11,99 $/Monat	+ SSO, SCIM, benutzerdefinierte Subdomain, Audit-Log, Account-Kontrolle, EU-Datenspeicherort
Cake Bundle	12,99 $/Monat	Enterprise Clockify + Plaky (PM) + Pumble (Chat)

Alle Preise pro Seat bei Jahresabrechnung (20 % Rabatt); monatliche Abrechnung entsprechend teurer. Kiosk-Plätze (für Stempeluhr-Setups) sind als limitierte Nutzer gesondert buchbar.

Einordnung: Der Free-Plan ist für Soloselbstständige und Mini-Teams bis 5 Personen dauerhaft tragfähig, ab dem sechsten Kopf wird Clockify aber kostenpflichtig, das frühere Versprechen unbegrenzt vieler Gratis-Nutzer ist Geschichte. Standard lohnt sich, sobald du Rechnungen direkt aus Clockify erstellen oder Urlaub verwalten willst. Der Sprung auf Pro macht nur Sinn, wenn du Budgetkontrolle, Prognosen oder, für DSGVO-sensible Branchen wichtig, die Wahl des EU-Datenstandorts (Deutschland) brauchst.

Stärken im Detail

Der kostenlose Plan bleibt großzügig, wenn auch nicht mehr unlimitiert. Bis zu 5 Nutzer arbeiten dauerhaft gratis, mit unbegrenzten Projekten und vollständiger Report-Funktionalität. Das macht den kostenlosen Einstieg für Solos und Mini-Teams zu einem echten Plan, nicht zu einer Demo. Das frühere Alleinstellungsmerkmal, unbegrenzt viele Nutzer ohne einen Cent, existiert seit 2025 allerdings nicht mehr, womit Clockify auf das Niveau der Wettbewerber zurückfällt.

Die Browser-Extension verwandelt jedes Tool in Clockify. Mit einem Klick auf den grünen Start-Button in Jira, Asana, Trello, GitHub, Linear oder Notion startet der Timer, vorausgefüllt mit Projekt und Aufgabe aus dem gerade geöffneten Ticket. Das eliminiert das Hauptproblem der Zeiterfassung: den Kontext-Wechsel. Mehr als 80 Integrationen werden unterstützt.

Berichte sind direkt abrechnungsfähig. Der Detailed-Report zeigt Zeiten nach Projekt, Kunde, Nutzer und Tag, mit hinterlegten Stundensätzen errechnet er automatisch den Rechnungsbetrag. Export als PDF für den Kunden, CSV für die Buchhaltung. Mit dem Standard-Plan kommt direktes Invoicing dazu: Rechnungen aus den Zeiterfassungsdaten generieren, versenden, bezahlte Rechnungen markieren.

Kalender-Integration macht Tagesplanung sichtbar. Google Calendar und Outlook lassen sich verbinden, sodass Termine direkt als Zeitblöcke erscheinen. Nachträgliche Zeiterfassung funktioniert per Drag & Drop im Kalender-Modus. Das hilft besonders Teams, die ihren Tag in Meeting-Terminen organisieren und Arbeit im Nachgang dokumentieren müssen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine DATEV-Direktintegration. Für viele deutsche Unternehmen ist das der entscheidende Haken. Clockify exportiert CSV, das manuell in DATEV importiert werden muss, oder über Drittanbieter wie Zapier oder Make. Wer eine direkte, fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung aus dem Zeiterfassungstool braucht, ist mit spezialisierten deutschen Lösungen wie ZEP oder Kimai besser bedient.

KI spielt in Clockify kaum eine Rolle. Während Wettbewerber wie Timely automatisch Tätigkeiten aus Kalendereinträgen, App-Nutzung und Browser-History erkennen, ist Clockify konventionell: Du startest und stoppst den Timer selbst. Das ist für viele Teams völlig ausreichend, aber wer den Zusatznutzen von Auto-Tracking erwartet, sollte Timely oder Harvest evaluieren.

EU-Datenspeicherung kostet extra. Im Free- und Basic-Plan liegen die Daten standardmäßig in den USA. Erst ab dem Pro-Plan (7,99 $/Seat/Monat) kannst du den Datenspeicherort auf Europa umstellen. Für DSGVO-sensible Branchen (Gesundheit, Recht, öffentlicher Sektor) ist das ein versteckter Upgrade-Zwang.

SSO und Compliance-Features sind Enterprise-only. Wer Single Sign-On, SCIM-Provisioning oder Audit-Logs braucht, muss auf den teuersten Plan (11,99 $/Seat/Monat) upgraden. In Vergleich: Tools wie Harvest und Toggl Track bieten SSO zu günstigeren Preispunkten.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Automatische Tätigkeitserkennung ohne manuellen Timer willst	Timely
Eine DATEV-Anbindung ohne Umwege brauchst	ZEP oder Harvest
Zeiterfassung direkt mit Projektmanagement und Ressourcenplanung kombinieren willst	Toggl Track
Einen deutschen Anbieter mit DACH-Support und DATEV-Export bevorzugst	ZEP

Clockify ist nicht die beste Lösung für alle, aber für Teams, die schlank starten wollen und keine spezialisierten Buchhaltungsintegrationen brauchen, ist es der unkomplizierte Standard.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich kostenlos auf clockify.me, keine Kreditkarte nötig. Der Free-Plan deckt bis zu 5 Nutzer ab, danach wird ein bezahlter Plan fällig. Lege deine ersten Projekte und Kunden an (Einstellungen → Projekte → ”+ Neues Projekt”). Tipp: Nutze den Import-Assistenten, wenn du bereits Projektlisten in Excel oder Jira hast. Lade deine Teammitglieder per E-Mail ein, alle landen direkt im selben Workspace.

Schritt 2: Installiere die Browser-Extension für Chrome oder Firefox. Sie fügt einen “Start Timer”-Button direkt in Jira-Tickets, Asana-Aufgaben und GitHub-Issues ein. Alternativ: Trage Zeiten im Kalender-Modus ein, indem du Zeitblöcke per Drag & Drop ziehst, praktisch für nachträgliche Erfassung. Verbinde Google Calendar oder Outlook, damit Termine automatisch als Zeitblöcke erscheinen.

Schritt 3: Rufe nach der ersten Projektwoche den Report-Bereich auf (Reports → Detailed). Filtere nach Projekt oder Kunde, wähle den Zeitraum und exportiere als PDF für die Rechnung oder als CSV für die Buchhaltung. Beim Standard-Plan lassen sich Stundensätze pro Projekt hinterlegen, sodass der Report direkt den Rechnungsbetrag ausweist, Rechnungen kannst du dann direkt aus Clockify versenden.

Ein konkretes Beispiel

Eine Hamburger Webdesign-Agentur mit 12 Mitarbeitenden arbeitet für 30 aktive Kunden. Früher wurden Zeiten in Excel-Tabellen eingetragen, jeder anders, und am Monatsende stimmten die Zahlen nicht. Mit Clockify: Alle Projektzeiten laufen über die Jira-Integration, der Timer startet beim Ticketöffnen per Extension-Klick. Am letzten Werktag des Monats exportiert die Buchhalterin den Detailed-Report pro Kunde als PDF, fertige Abrechnungsgrundlage in 5 Minuten statt 3 Stunden Nacharbeit. Bei 12 Köpfen liegt das Team über dem Free-Limit von 5 Nutzern, also entscheidet sich die Agentur für den Standard-Plan mit Rechnungserstellung und Urlaubsverwaltung: 12 Seats zu 5,49 $ ergeben rund 66 $ im Monat, ein überschaubarer Posten für die gewonnene Abrechnungssicherheit. Eine Freelancerin im selben Netzwerk nutzt Clockify allein weiterhin kostenlos.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Standardmäßig USA; Datenregion EU (Deutschland), UK, USA oder Australien wählbar, aber erst ab dem Pro- und Enterprise-Plan (ab 7,99 $/Seat/Monat)
• Zertifizierungen: ISO/IEC 27001:2022 und SOC 2 Type II auditiert, industriestandard für Enterprise-Security
• DSGVO-Konformität: Cake.com Inc. beansprucht DSGVO-Compliance; kein spezifisches EU-Unternehmen, aber EU-Rechtsrahmen wird berücksichtigt
• AVV/DPA: Auftragsverarbeitungsvertrag über das Trust Center (trust.cake.com) bzw. auf Anfrage verfügbar
• Datenlöschung: Möglich über Account-Einstellungen; Enterprise-Plan bietet erweiterte Account-Kontrolle
• Empfehlung für Unternehmen: Ab Pro-Plan auf EU-Datenspeicherort umstellen; AVV vor Produktiveinsatz anfordern; für Branchen mit besonderer Datenschutzpflicht (Gesundheit, Recht) die Datenkategorien prüfen, die über Clockify erfasst werden

Gut kombiniert mit

• Asana, Clockify-Extension startet den Timer direkt aus Asana-Aufgaben; Projektzeiten und Aufgabenfortschritt laufen synchron, ohne Tab-Wechsel zwischen den Tools
• Notion AI, Clockify-Reports als Grundlage für KI-generierte Projektauswertungen und Kundenzusammenfassungen in Notion; wöchentliche Zeitberichte als Kontext für Statusupdates nutzen
• Candis, Clockify liefert die Zeitbasis für Projektrechnungen, Candis verarbeitet die eingehenden Rechnungen und Ausgaben, zusammen ein vollständiger Projektcontrolling-Loop

Unser Testurteil

Clockify verdient 3 von 5 Sternen. Die Browser-Extension-Integrationen und der CSV/PDF-Export machen es zur produktiven, günstigen Wahl für Agenturen, Freelancer und Entwicklungsteams, und der Free-Plan für bis zu 5 Nutzer bleibt für Solos und Mini-Teams attraktiv. Den Abzug verantworten gleich mehrere Punkte: Das frühere Alleinstellungsmerkmal des kostenlosen Plans ohne Nutzerlimit ist 2025 weggefallen, womit Clockify im Free-Vergleich auf das Niveau der Wettbewerber zurückfällt. Hinzu kommen der fehlende DATEV-Direktexport, die praktisch nicht vorhandenen KI-Funktionen und der Upgrade-Zwang auf Pro für EU-Datenspeicherung. Für preisbewusste Teams, die ohne Buchhaltungssystemzwang starten, ist Clockify weiterhin eine empfehlenswerte Standardlösung, der USP-Vorsprung ist aber dahin.

Was wir bemerkt haben

• 2025 — Der kostenlose Plan wurde auf 5 Nutzer begrenzt. Bis dahin war der unbegrenzte Free-Tarif Clockifys zentrales Alleinstellungsmerkmal, mit dem das Tool gegenüber Toggl Track, Harvest und Co. warb. Teams ab dem sechsten Mitglied zahlen jetzt mindestens 3,99 $/Seat/Monat (Basic). Wir haben diese Begrenzung am 13. Juni 2026 auf der Preisseite verifiziert.
• 2024 — Die Muttergesellschaft CAKE.com hat Clockify zusammen mit Plaky (Projektmanagement) und Pumble (Team-Chat) in einem gebündelten Cake Bundle-Plan für 12,99 USD/Nutzer/Monat zusammengefasst. Das verändert die Positionierung: Clockify ist nicht mehr nur ein Standalone-Zeiterfassungstool, sondern Teil eines wachsenden Software-Ökosystems.
• 2024 — Clockify bietet eine Kiosk-Funktion für physische Stempeluhren an, gedacht für Produktions- und Gastronomieumgebungen, an denen sich mehrere Mitarbeitende als limitierte Nutzer anmelden.