pds Handwerkersoftware

Kurzfazit

pds Handwerkersoftware ist eine der stärksten Optionen, wenn du Wartungsmanagement und Handwerks-ERP aus einer Hand willst. Statt Wartungsverträge in Excel zu pflegen und im Herbst hektisch Erinnerungsanrufe zu machen, hinterlegst du je Anlage feste Intervalle, und das System generiert daraus automatisch fällige Wartungsaufträge, schiebt sie in die Disposition und über die mobile App direkt zur Abrechnung. Die Datenhaltung läuft in deutschen Rechenzentren, das Unternehmen sitzt in Rotenburg (Wümme) und ist mit rund 50 Jahren Markthistorie und über 52.000 Nutzern eine der etablierten Größen im deutschen Handwerk. Der Preis dafür: pds ist ein ausgewachsenes ERP mit echtem Einführungsprojekt, für Ein-Mann-Betriebe deutlich zu schwer, und der Funktionsumfang braucht Einarbeitung.

Für wen ist pds Handwerkersoftware?

SHK-Betriebe mit Wartungsgeschäft: Heizung, Trinkwasser, Lüftung, wer viele wiederkehrende Wartungen mit gesetzlichen Prüfintervallen betreut, profitiert am stärksten. pds verwaltet Wartungsverträge variabel, plant Termine automatisch und führt die komplette Anlagenhistorie inklusive Protokollen und Herstellerunterlagen mit. Das ist die Kerndisziplin, für die pds gebaut ist.

Elektro- und Gebäudetechnik: Prüfpflichtige Anlagen, ortsfeste und ortsveränderliche Geräte, regelmäßige E-Checks, auch hier zahlt sich die intervallgesteuerte Planung aus. pds bietet branchenspezifische Konfigurationen für Elektrobetriebe, inklusive Kalkulation, CRM mit Telefonie und mobiler Auftragserfassung.

Kälte- und Klimatechnik: Betriebe mit F-Gas-Pflichten und dichten Wartungszyklen brauchen lückenlose Dokumentation. pds hält Messblätter, Inbetriebnahmeprotokolle und Ersatzteilkataloge je Anlage vor, wichtig für Audits und Gewährleistung.

Mittlere bis größere Handwerksbetriebe (ca. 10–100 Mitarbeitende): Wer Büro und Feld digital verzahnen will, Angebot, Kalkulation, Disposition, Lager, Lohn, Buchhaltung, und nicht fünf Insellösungen koppeln möchte, bekommt mit pds eine durchgängige Plattform. Je größer der Betrieb, desto mehr rechnet sich die Integration.

Weniger geeignet für: Ein-Mann-Betriebe und Kleinstbetriebe unter etwa fünf Mitarbeitenden (zu komplex, zu teuer, hier sind oder die schlankere Wahl), Betriebe ohne nennenswertes Wartungsgeschäft (dann zahlst du für Funktionen, die du nicht nutzt), und alle, die eine Lösung in wenigen Tagen ohne Einführungsprojekt produktiv haben wollen.

Preise im Detail

pds veröffentlicht, anders als viele ERP-Anbieter, Richtpreise auf der Website. Die Spannen entstehen durch Modulauswahl und Betriebsgröße; das verbindliche Angebot kommt aus dem Vertrieb.

Modell	Preis	Was du bekommst
pds Handwerkersoftware (SaaS)	ab 90–130 €/Office-Arbeitsplatz/Monat	Kern-ERP für klassische Handwerksbetriebe, monatliche Miete inkl. Cloud-Betrieb
pds Apps	16 €/Mitarbeiter/Monat	Mobile Apps für Feld-Mitarbeitende (Service, Wartung, Zeit, Material)
pds ERP-Software (SaaS)	ab 180–230 €/Office-Arbeitsplatz/Monat	Erweiterte ERP-Linie für größere/komplexere Betriebe
Kauflizenz Handwerkersoftware	ab 1.400–2.100 €/Arbeitsplatz einmalig	Einmalkauf statt Miete, plus Cloud-Aufschlag ab 32 €/Arbeitsplatz/Monat
Kauflizenz ERP-Software	ab 2.200–3.400 €/Arbeitsplatz einmalig	ERP-Linie als Kauflizenz, plus Cloud-Aufschlag ab 38 €/Arbeitsplatz/Monat
Personalmodul	volumenabhängig (Beispiel: 200 Mitarbeitende = 500 €/Monat SaaS)	Lohn, Gehalt, Personalakte, Baulohn als Zusatz

Einordnung: Die SaaS-Variante (Miete) ist der einfachere Einstieg, weil kein hoher Einmalbetrag fällig wird und der Cloud-Betrieb inklusive ist. Rechne pro Büromitarbeiter mit Innendienst-Lizenz (90–130 € bzw. 180–230 €) plus 16 € je App-Nutzer im Feld. Ein typischer 20-Personen-Betrieb mit fünf Büroarbeitsplätzen und fünfzehn App-Nutzern landet so grob bei 700–1.000 € im Monat für die Handwerks-Linie, vor Personalmodul und Sonderkonfigurationen. Die Kauflizenz lohnt sich erst über mehrere Jahre und nur, wenn du den Einmalbetrag stemmen willst; den Cloud-Aufschlag zahlst du in beiden Modellen, sobald du den gehosteten Betrieb nutzt. Plane zusätzlich Einführung, Schulung und Datenmigration ein, die sind im Listenpreis nicht enthalten und machen im ersten Jahr einen spürbaren Posten aus.

Stärken im Detail

Integriertes Wartungsvertragsmanagement ist die Kernstärke. Du hinterlegst je Anlage spezifische Intervalle, jährlich, halbjährlich, nach Betriebsstunden, und pds verwaltet die Wartungsverträge variabel inklusive automatischer Rechnungsstellung nach Servicepaket. Aus den Intervallen erzeugt das System automatisch Terminvorschläge, die in die Disposition fließen. Das schließt die Lücke, an der die meisten Betriebe scheitern: Wartungen werden nicht vergessen, weil die Software erinnert, statt der Mensch.

Vollständige Anlagenhistorie für Audit und Gewährleistung. pds führt je Anlage Inbetriebnahmeprotokolle, Herstellerhandbücher, Ersatzteilkataloge, Serviceberichte, Checklisten und aufgabenspezifische Dokumente mit. Der Techniker sieht vor dem Einsatz die komplette Vorgeschichte, was zuletzt repariert wurde, welche Teile verbaut sind, welche Messwerte zuletzt anfielen. Bei prüfpflichtigen Anlagen (F-Gas, E-Check, Trinkwasser) ist diese lückenlose Dokumentation kein Nice-to-have, sondern Pflicht.

Mobiler Auftragspool und Office-365-Kalender. Über die pds Service App bekommen Techniker Aufträge aus einem dynamischen Auftragspool, sie sehen verfügbare Einsätze in ihrer Nähe und können sie übernehmen. Die geplanten Wartungstermine landen direkt im Technikerkalender, inklusive Synchronisation mit Office 365. Das reduziert das klassische Disponenten-Telefonchaos und verteilt Last automatisch.

Durchgängiger Kreislauf bis zur Abrechnung. Der erledigte Serviceauftrag fließt ohne manuellen Zwischenschritt in die Rechnungsstellung. Materialvorgaben werden vor dem Termin hinterlegt, der Techniker ergänzt vor Ort, holt die Kundensignatur digital ein, und im Büro steht die abrechnungsfertige Position. Genau hier liegt der Effizienzgewinn gegenüber gekoppelten Insellösungen, bei denen Daten zweimal erfasst werden.

Echtes Komplett-ERP, kein Wartungstool-Add-on. Service und Wartung sind nur ein Modul von vielen: Angebot und Kalkulation, Aufmaß und Abrechnung, CRM mit Telefonie, Einkauf und E-Commerce, Lager, Ressourcenplanung, Finanzbuchhaltung, Lohn und Personal. Wer alles in einem System haben will, muss keine Schnittstellen pflegen, Stammdaten und Belege laufen durchgängig.

Datenhaltung in Deutschland und langer Marktnachweis. pds hostet in deutschen Rechenzentren, die pds GmbH sitzt in Rotenburg (Wümme) und ist seit rund 50 Jahren am Markt. Über 52.000 Nutzer und ein bundesweites Partnernetz für Beratung und Einführung sind ein belastbares Signal für Stabilität, bei einer Software, die das Herz des Betriebs werden soll, zählt das.

Schwächen ehrlich betrachtet

Zu schwer für Kleinstbetriebe. Unter etwa fünf Mitarbeitenden steht der Funktionsumfang in keinem Verhältnis zum Nutzen. Ein Ein-Mann-Betrieb oder ein Drei-Personen-Team braucht kein Ressourcenplanungs- und Konzernmodul, es bezahlt Komplexität, die es nie nutzt. Für diese Größe sind schlanke Tools wie , oder die ehrlichere Empfehlung.

Einführung ist ein Projekt, kein Login. pds ist nichts, was du am Montag bestellst und am Mittwoch produktiv nutzt. Realistisch dauert die Einführung mehrere Wochen: Stammdaten migrieren, Wartungsverträge anlegen, Module konfigurieren, Mitarbeitende schulen. Wer ohne Einführungsplan startet, riskiert eine teure Software, die halb genutzt wird. Plane Zeit und Budget für Onboarding fest ein.

Preise sind transparent, aber das Gesamtbild bleibt unübersichtlich. pds nennt Richtpreise pro Arbeitsplatz und App-Nutzer, löblich. Aber die echte Monatsrechnung hängt an Modulauswahl, Personalmodul-Volumen, SaaS-versus-Kauf-Entscheidung und Cloud-Aufschlag. Ohne Angebot bleibt die Budgetplanung eine Schätzung, und der Unterschied zwischen Handwerks- und ERP-Linie ist auf der Website nicht selbsterklärend.

Kein modernes Self-Service-Erlebnis. pds ist klassische, mächtige Branchensoftware, funktional tief, aber bedienoberflächlich nicht so aufgeräumt wie junge Cloud-Tools. Die Lernkurve im Büro ist spürbar; wer von einer schlanken App kommt, empfindet die Oberfläche zunächst als überladen. Das ist der typische Trade-off zwischen Funktionsbreite und Einfachheit.

KI spielt bisher eine Nebenrolle. Der KI-Anteil von pds konzentriert sich auf den Telefonassistenten „Hey Telo” (Anrufannahme, Terminvereinbarung). Das Kernprodukt ist regelbasierte ERP-Logik, nicht KI-getriebene Disposition. Wer KI-optimierte Routen- und Einsatzplanung sucht, schaut eher bei spezialisierten Field-Service-Plattformen wie .

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Einen kleinen Betrieb schlank und schnell digitalisieren willst	oder
Ein etabliertes Handwerks-ERP mit Angebotsfokus suchst
Lagerstark und auftragsorientiert arbeiten willst (SHK/Elektro)
KI-gestützte Disposition und Routenplanung im Field Service brauchst
Vor allem mobile Baudokumentation und Projektkommunikation willst

Erwähnenswert ohne Tabellenplatz: (Baustellen-Kommunikation und Dokumentation für kleinere Teams), (US-Schwergewicht im Field Service, aber ohne deutsche Verankerung und mit US-Hosting) sowie etablierte Branchen-ERPs wie Label Software oder Sander & Doll. pds spielt seine Stärke dort aus, wo Wartungsgeschäft und ERP zusammenkommen, bei reiner Baustellendokumentation oder im Kleinstbetrieb sind die Alternativen die bessere Wahl.

So steigst du ein

Schritt 1: Demo auf pds.de anfordern. Bereite eine Liste deiner aktuellen Wartungsverträge vor, Anzahl, Intervalle, betroffene Anlagentypen. Das hilft dem Vertrieb, die richtige Modulkonfiguration zu zeigen, und dir, den Einführungsaufwand realistisch einzuschätzen. Frage gezielt nach dem Unterschied zwischen Handwerks- und ERP-Linie für deine Betriebsgröße.

Schritt 2: Wartungsintervalle für eine Anlage als Test konfigurieren. pds erlaubt es, je Anlage spezifische Intervalle (jährlich, halbjährlich, nach Betriebsstunden) zu hinterlegen. Das System generiert daraus automatisch Wartungsaufträge und zeigt sie in der Disposition an. Prüfe, ob die automatischen Terminvorschläge und die Office-365-Synchronisation in deinem Kalender so funktionieren, wie du es brauchst.

Schritt 3: Mobile App für zwei bis drei Techniker aktivieren. Techniker sehen ihre Wartungsaufträge im Auftragspool, können vor Ort Checklisten ausfüllen, Fotos dokumentieren, Material erfassen und Kundensignaturen einholen. Erst wenn die mobile Erfassung sauber bis in die Abrechnung durchläuft, ist der Wartungskreislauf vollständig digital, das ist der eigentliche Test, ob pds für deinen Betrieb trägt.

Ein konkretes Beispiel

Ein SHK-Betrieb aus dem Rheinland mit 22 Mitarbeitenden und 140 aktiven Wartungsverträgen (Heizung, Trinkwasser, Lüftung) hat pds eingeführt, um den Überblick zurückzugewinnen. Vorher: Excel-Tabelle mit Vertragsdaten, manuelle Erinnerungsrufe im Herbst für Heizungswartungen, regelmäßig durchgerutschte Termine. Nachher: pds generiert monatlich automatisch alle fälligen Wartungsaufträge, der Disponent weist sie über den Auftragspool zu, die mobile App erfasst die Erledigung samt Messwerten und Kundensignatur direkt vor Ort, und die Rechnung steht im Büro abrechnungsfertig bereit. Die Wartungsquote stieg von geschätzt 80 % auf über 95 % erledigter Jahreseinsätze im ersten Betriebsjahr, und die Anlagenhistorie liefert bei Reklamationen sofort die komplette Vorgeschichte. Effekt: weniger vergessene Wartungen, schnellere Abrechnung und ein belastbarer Nachweis bei Prüfungen.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhaltung: Deutsche Rechenzentren. Anbieter ist die pds GmbH mit Sitz in Rotenburg (Wümme), kein Datentransfer in die USA.
• Betriebsmodelle: Wahlweise SaaS (gehostet in der pds Cloud) oder Kauflizenz mit optionalem Cloud-Aufschlag. Beim Kaufmodell ohne Cloud läuft die Software auf eigener Infrastruktur, was die volle Datenhoheit im Haus belässt.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Als deutscher Anbieter mit Cloud-Betrieb stellt pds einen AVV bereit, im konkreten Angebot bestätigen lassen, insbesondere für die App- und Cloud-Nutzung.
• Personenbezogene Daten: Da pds Kunden-, Mitarbeiter- und Lohndaten verarbeitet, gehört die Software in das Verarbeitungsverzeichnis. Zugriffsrechte je Rolle (Innendienst, Disposition, Technik) sauber konfigurieren.
• Empfehlung für Unternehmen: Für DSGVO-sensible Handwerksbetriebe ist die deutsche Datenhaltung ein klarer Vorteil gegenüber US-Plattformen. Vor Einführung den AVV und die Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Kunden- und Personaldaten schriftlich klären.

Gut kombiniert mit

• , Wer die Finanzbuchhaltung beim Steuerberater behält, exportiert die pds-Belege an DATEV. pds deckt die operative Buchhaltung ab, DATEV bleibt die Brücke zum steuerlichen Berater.
• , Office 365 ist über die Kalendersynchronisation ohnehin angebunden; Copilot hilft im Büro bei E-Mails, Angebotstexten und Auswertungen rund um die pds-Daten, ohne die Fachlogik zu ersetzen.
• , Für sehr große, dispositionsintensive Serviceflotten kann eine spezialisierte Field-Service-Plattform die KI-Routenoptimierung beisteuern, während pds das Handwerks-ERP und die Wartungsverträge führt. Eine Kombination eher für den oberen Mittelstand.

Unser Testurteil

pds Handwerkersoftware verdient 4 von 5 Sternen. Im Kern, der Verzahnung von Wartungsmanagement und Handwerks-ERP, gehört pds zur Spitzengruppe im deutschen Markt: automatische Terminplanung aus Intervallen, lückenlose Anlagenhistorie, mobiler Auftragspool und durchgängige Abrechnung sind sauber gelöst und praxiserprobt. Dazu kommen die deutsche Datenhaltung, ein bundesweites Partnernetz und rund 50 Jahre Markthistorie, Stabilitätssignale, die bei betriebskritischer Software zählen. Den fünften Stern kostet die hohe Einstiegshürde: pds ist für Kleinstbetriebe überdimensioniert, die Einführung ist ein mehrwöchiges Projekt, die Oberfläche wirkt neben jungen Cloud-Tools schwerfällig, und KI spielt bisher nur am Rand (Telefonassistent „Hey Telo”) eine Rolle. Für den Zielbetrieb, mittlerer bis größerer SHK-, Elektro- oder Kälte-Klima-Betrieb mit ernsthaftem Wartungsgeschäft, ist pds aber eine sehr gute, durchdachte Wahl.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, pds nennt auf der Website inzwischen über 52.000 Nutzer (früher kommunizierte Zahlen lagen bei rund 45.000). Das Wachstum ist ein Indiz für die anhaltende Marktstellung im deutschen Handwerk.
• Mai 2026, pds veröffentlicht Richtpreise transparent auf der Website (SaaS ab 90–130 €/Arbeitsplatz/Monat plus 16 €/App-Nutzer; ERP-Linie ab 180–230 €). Das ist im ERP-Segment ungewöhnlich offen, die meisten Wettbewerber nennen gar keine Zahlen.
• 2025/26, Mit „Hey Telo” hat pds eine KI-Telefonassistenz im Portfolio, die Anrufe annimmt und Termine vereinbart. Der KI-Anteil bleibt damit ein Zusatzbaustein; das Kernprodukt ist weiterhin klassische, regelbasierte ERP-Logik.
• Hinweis zur Preiskorrektur, Frühere Angaben einer „Gesamtlösung von 2.200–3.000 €/Monat” waren irreführend: Der Betrag von 2.200–3.400 € bezieht sich auf die einmalige Kauflizenz pro Arbeitsplatz der ERP-Linie, nicht auf eine monatliche Gesamtmiete. Wir haben die Preisangaben anhand der offiziellen pds-Preisseite korrigiert.