Ubeya

Kurzfazit

Ubeya ist eine All-in-one-Plattform für die Disposition flexibler Belegschaften, also für Unternehmen, die ständig mit temporären, On-Demand- oder Freelancer-Mitarbeitenden jonglieren: Personaldienstleister, Event-Agenturen, Catering, Stadien, Sicherheitsdienste. Die Stärke liegt im KI-gestützten Matching, das passende Kräfte automatisch auf offene Schichten zuordnet, und im Echtzeit-Ersatz bei Ausfällen. Im Vergleich zur vorherigen Einschätzung gibt es inzwischen eine veröffentlichte Preisstaffel, eine ISO-27001-Zertifizierung und eine deutsche Oberfläche, das hebt das Tool über reine Vergleichsportal-Gerüchte hinaus. Wirklich rund wird es aber erst für international aufgestellte Teams: deutschsprachigen Support gibt es nicht, eine dedizierte EU-Datenresidenz nennt der Anbieter nicht, und einen AV-Vertrag musst du separat anfragen.

Für wen ist Ubeya?

Personaldienstleister und Staffing-Agenturen: Das Kerngeschäft von Ubeya. Wer hunderte Freelancer auf täglich wechselnde Einsätze verteilt, profitiert am meisten vom automatischen Matching und der zentralen Pool-Verwaltung. Hier amortisiert sich die Plattform am schnellsten.

Event- und Catering-Unternehmen: Messen, Festivals, Firmen-Caterings, Promotions. Ubeya plant Schichten aus Verfügbarkeit und Qualifikation, verschickt Erinnerungen und organisiert kurzfristigen Ersatz. Sinnvoll ab einem ganzjährigen Betrieb mit regelmäßigen Events, nicht für die zwei Messen im Jahr.

Stadien, Arenen und Sicherheitsdienste: Große, schwankende Bedarfe pro Veranstaltungstag, Compliance-Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten, kurzfristige Umplanungen. Ubeya bildet diese Logik mit Schichtmustern, Zeiterfassung und Compliance-Modulen ab.

International aufgestellte Organisationen: Teams, die englischsprachiges Onboarding akzeptieren und mehrere Standorte oder Branches verwalten wollen, finden im Premium-Plan Mehrfilial-Verwaltung und API-Zugang.

Weniger geeignet für: Betriebe mit kleinem Freelancer-Pool (Mindestpreise machen es teuer), reine Messeplaner ohne ganzjährigen Betrieb, sowie Organisationen, die zwingend deutschsprachigen Support, EU-Datenresidenz und einen unterschriebenen AV-Vertrag aus dem Standardpaket brauchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Free (Network Access)	0 USD	Nur für Konten, die von einem bestehenden Ubeya-Kunden freigegeben wurden. Manuelle Planung, eingeschränkte Zeiterfassung, Worker-App
Basic	4 USD/aktiver Mitarbeiter/Monat (min. 50 USD)	Worker-App, Schichtplanung, Verfügbarkeitsabfrage, Zeiterfassung, Kommunikation
Pro	7 USD/aktiver Mitarbeiter/Monat (min. 259 USD)	Alles aus Basic + CRM, Lohnabrechnung, Workflows, Reports, Onboarding-Sessions
Premium / Super	10 USD/aktiver Mitarbeiter/Monat (min. 499 USD)	Alles aus Pro + bis zu 5 Branches, Compliance, Payroll-Integration, ATS-Integration, API-Zugang
Enterprise	Auf Anfrage	Maßgeschneiderte Funktionen und Limits für große Organisationen

Einordnung: Ubeya rechnet nach aktiven Mitarbeitern ab, also nur nach Personen, die im jeweiligen Monat tatsächlich gebucht wurden, nicht nach dem gesamten Pool. Das ist fair für saisonale Schwankungen, kann aber bei großen, gleichmäßig ausgelasteten Pools schnell ins Geld gehen: 200 aktive Mitarbeitende im Pro-Plan bedeuten rund 1.400 USD/Monat. Der Free-Plan ist kein echter Einstieg, er existiert nur für Mitarbeitende bereits zahlender Kunden. Für kleinere Agenturen ist Basic der Einstieg, der produktive Sweetspot mit CRM, Payroll und Reports liegt bei Pro. Premium lohnt sich erst, wenn du API-Zugang, mehrere Filialen oder ATS-Anbindung brauchst. Die Preise sind in USD ausgezeichnet, ein konkretes EUR-Tableau gibt es nicht.

Stärken im Detail

KI-gestütztes Matching nimmt die manuelle Puzzlearbeit ab. Statt offene Schichten von Hand mit dem Excel-Pool abzugleichen, schlägt Ubeya die passenden Kräfte nach Qualifikation, Verfügbarkeit und geografischer Nähe vor. Genau diese repetitive Dispositionsarbeit ist der Punkt, an dem Koordinatoren in Staffing-Betrieben die meisten Stunden verlieren.

Echtzeit-Ersatz statt Telefonkette. Fällt morgens vor einer Veranstaltung jemand aus, benachrichtigt das System alle passenden Ersatzkräfte gleichzeitig, wer zuerst zusagt, bekommt die Schicht. Das ersetzt die klassische 40-Minuten-Telefonrunde durch eine Push-Benachrichtigung, die in Sekunden raus ist.

All-in-one statt Tool-Flickenteppich. Planung, Zeiterfassung, Kommunikation, Lohnabrechnung, Compliance und CRM stecken in einer Plattform. Für Betriebe, die heute Schichtplan, WhatsApp-Gruppen und eine separate Zeiterfassung kombinieren, bedeutet das spürbar weniger Systembrüche.

Mobile App auf der Freelancer-Seite. Die Kräfte verwalten Verfügbarkeit, nehmen Schichten an oder ab und erfassen Zeiten selbst per Smartphone. Das reduziert Rückfragen und entlastet die Disposition, weil ein großer Teil der Kommunikation in der App stattfindet.

Sicherheits- und Compliance-Posture. Ubeya ist ISO 27001 zertifiziert und weist im Footer auf GDPR-Konformität hin. Compliance-Funktionen überwachen Arbeitszeiten, Ruhezeiten und standortabhängige Arbeitsregeln, relevant gerade für Stadien und Sicherheitsdienste mit strengen Vorgaben.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein deutschsprachiger Support. Eine deutsche Oberfläche existiert, das Onboarding, die Hilfe-Inhalte und der Support laufen aber auf Englisch. Für ein Tool, das den Schichtalltag steuert und auch von nicht-technischen Koordinatoren bedient wird, ist das eine echte Hürde. Wer ein deutsches Support-Team und deutschsprachige Dokumentation braucht, ist mit einem regionalen Anbieter besser bedient.

Keine dokumentierte EU-Datenresidenz. Die Datenschutzerklärung nennt weder einen Serverstandort noch eine konkrete Region. Internationale Transfers werden über Angemessenheitsbeschlüsse (Art. 45 DSGVO) oder Standardvertragsklauseln abgesichert, das ist der übliche Weg eines Nicht-EU-Anbieters, aber kein Ersatz für garantiertes EU-Hosting. Du solltest von einer Datenverarbeitung außerhalb der EU ausgehen.

Kein öffentlich verfügbarer AV-Vertrag. Die Privacy Policy referenziert kein gesondertes Data Processing Agreement. Für den DSGVO-konformen Einsatz mit personenbezogenen Mitarbeiterdaten musst du einen AV-Vertrag aktiv beim Anbieter anfragen und prüfen, bevor du Echtdaten einspeist.

Dünne deutschsprachige Marktbasis. Die Referenzen stammen primär aus UK, USA und Israel. Wer im DACH-Raum nach Erfahrungsberichten, lokalen Integrationen (z. B. zu deutschen Lohnsystemen) oder einem regionalen Partnernetz sucht, findet wenig. Du betrittst hier weitgehend unerprobtes Terrain.

Preismodell kann teuer skalieren. Die Abrechnung nach aktiven Mitarbeitern ist bei schwankenden Pools fair, bei großen, konstant ausgelasteten Belegschaften aber schnell vierstellig pro Monat. Vor der Einführung lohnt eine realistische Hochrechnung über mehrere Monate, nicht nur über den ruhigsten.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Aufgaben und Projekte rund um Events koordinieren willst	Notion oder ClickUp
Pläne und Einsätze tabellarisch verwalten willst	Airtable oder monday.com
Disposition per Automatisierung mit anderen Systemen verknüpfen willst	Zapier oder n8n

Im engeren Wettbewerb um Workforce- und Event-Staffing-Management stehen spezialisierte Anbieter wie Deputy, Connecteam, Planday, Shiftboard, Nowsta und im DACH-Raum Lösungen wie Papershift oder Shyftplan, für diese führen wir derzeit keine eigenen, geprüften Tool-Seiten und verlinken sie deshalb nicht. Ubeyas Stärke ist die enge Fokussierung auf flexible, gebuchte Belegschaften mit KI-Matching. Wer dagegen vor allem feste Teams plant oder nur gelegentlich Events stemmt, fährt mit einer schlankeren oder regionalen Lösung oft besser. Die oben verlinkten Tools sind keine 1:1-Ersatzlösungen, sondern decken Teilaufgaben (Projektkoordination, Tabellen, Automatisierung) ab, die du bei kleinem Bedarf auch ohne dediziertes Staffing-System bewältigen kannst.

So steigst du ein

Schritt 1: Kontaktiere den Ubeya-Sales über die Website und buche eine Demo, eine echte Selbstregistrierung gibt es im Standardfall nicht (der Free-Plan ist bestehenden Kundennetzwerken vorbehalten). Bereite für das Gespräch die Größe deines aktiven Pools, typische Events pro Monat und deine Qualifikationskategorien vor, danach richtet sich der passende Plan.

Schritt 2: Lade deinen Freelancer-Pool: Profile, Qualifikationen, Sprachen, Erfahrung und Verfügbarkeiten. Das ist die aufwendigste Phase, plane zwei bis vier Wochen Datenmigration ein, vor allem wenn die Daten heute über Excel und verschiedene Kontaktlisten verteilt liegen. Kläre vor dem Einspielen echter Personendaten den AV-Vertrag und die Transfer-Grundlage.

Schritt 3: Erstelle dein erstes Event, lass das Matching Vorschläge generieren und prüfe sie gegen dein eigenes Urteil. Passe die Gewichtungen an (Nähe, Erfahrung, Sprache), bis die Vorschläge zu deinem Betrieb passen, und rolle erst dann auf das gesamte Team aus.

Ein konkretes Beispiel

Eine britische Event-Agentur mit rund 400 aktiven Freelancern und 30 bis 40 Events pro Monat führt Ubeya ein, um die manuelle Schichtplanung abzulösen. Das Matching, das früher zwei Koordinatoren täglich je drei Stunden beschäftigte, läuft jetzt weitgehend automatisch: Das System schlägt für jede offene Schicht die nächstgelegenen, qualifizierten und verfügbaren Personen vor. Fällt am Morgen vor einer Veranstaltung jemand aus, erreicht die Benachrichtigung alle passenden Ersatzkräfte gleichzeitig, statt einer Telefonkette über 40 Minuten meldet sich die erste Zusage innerhalb weniger Minuten. Zeitersparnis: rund 30 Stunden Disposition pro Woche, die in Kundenbetreuung und Qualitätssicherung fließen. Bei 400 aktiven Mitarbeitenden im Pro-Plan liegen die Kosten bei etwa 2.800 USD/Monat, gerechtfertigt, weil zwei Vollzeit-Koordinatoren entlastet werden.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: Ubeya Ltd., außerhalb der EU ansässig. Die Datenschutzerklärung nennt keinen konkreten Serverstandort und keine dedizierte EU-Region, gehe von Datenverarbeitung außerhalb der EU aus.
• Internationale Transfers: Abgesichert über Angemessenheitsbeschlüsse nach Art. 45 DSGVO oder Standardvertragsklauseln (SCC). Das ist rechtlich gangbar, ersetzt aber kein garantiertes EU-Hosting.
• Zertifizierung: Ubeya ist nach ISO 27001 zertifiziert und weist auf GDPR-Konformität hin, ein positives Signal für die organisatorische Sicherheit.
• Auftragsverarbeitung (AVV): In der Datenschutzerklärung wird kein gesonderter AV-Vertrag referenziert. Für den DSGVO-konformen Einsatz musst du den AVV aktiv beim Anbieter anfordern und vor dem Einspielen echter Personendaten prüfen.
• Sub-Prozessoren: Es gibt keine veröffentlichte Sub-Prozessor-Liste, die Policy nennt nur allgemein Cloud- und Messaging-Dienstleister. Erfrage die konkrete Liste beim Anbieter.
• Empfehlung für Unternehmen: Vor dem produktiven Einsatz AV-Vertrag, Transfer-Grundlage und Sub-Prozessoren schriftlich klären. Für besonders sensible Daten oder strenge Residenz-Vorgaben einen Anbieter mit dokumentiertem EU-Hosting bevorzugen.

Gut kombiniert mit

• Zapier oder n8n, um Ubeya über die API (ab Premium) mit anderen Systemen zu verbinden, etwa Buchungen automatisch in die Buchhaltung oder ein CRM zu übertragen.
• Airtable, als flexible Datenbank für Freelancer-Stammdaten, Qualifikationsmatrizen und Reporting, die sich neben dem operativen Dispositionssystem führen lässt.
• Notion, als zentrale Wissens- und Prozessdatenbank für Onboarding-Leitfäden, Event-Checklisten und Schichtprozesse, die das operative Tool sinnvoll ergänzt.

Unser Testurteil

Ubeya verdient 3 von 5 Sternen. Als spezialisierte Plattform für die Disposition flexibler Belegschaften ist sie funktional stark: KI-Matching, Echtzeit-Ersatz, Mobile App und ein All-in-one-Ansatz lösen genau die Probleme, an denen Staffing- und Event-Betriebe Stunden verlieren. Die veröffentlichte Preisstaffel, ISO 27001 und die deutsche Oberfläche heben das Tool über die frühere Unklarheit hinaus. Den Sprung zu vier Sternen verhindern die für den deutschsprachigen Markt entscheidenden Lücken: kein deutschsprachiger Support, keine dokumentierte EU-Datenresidenz, kein öffentlicher AV-Vertrag und eine dünne DACH-Referenzbasis. Für international aufgestellte Betriebe mit großem Freelancer-Pool ist Ubeya eine ernstzunehmende Wahl, für klassische deutsche Mittelständler mit DSGVO-Fokus bleibt eine genaue Prüfung Pflicht.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, anders als unsere frühere Einschätzung vermutete, veröffentlicht Ubeya inzwischen eine konkrete Preisstaffel (Basic/Pro/Premium nach aktiven Mitarbeitern statt reiner Verhandlungspreise). Das schafft Planungssicherheit, die es zuvor nicht gab.
• Juni 2026, die Plattform ist ISO 27001 zertifiziert und bietet eine deutsche Oberfläche. Die frühere Aussage, die DSGVO-Konformität sei vollständig ungeklärt, wurde präzisiert: Der Anbieter verweist auf SCC und Angemessenheitsbeschlüsse, nennt aber weiterhin keine EU-Datenresidenz und keinen öffentlichen AV-Vertrag.
• Juni 2026, der “Free”-Plan ist kein offener Einstieg, sondern nur für Mitarbeitende bestehender zahlender Kunden freigeschaltet. Wer Ubeya testen will, kommt über die Demo, nicht über eine Selbstregistrierung.