kalkool

Kurzfazit

kalkool ist ein eng spezialisiertes Kalkulationstool für die Zeitarbeit, und genau das ist seine Stärke. Statt mit pauschalen Faktoren (2,0 oder 2,1) zu rechnen, ermittelt es Verrechnungssätze auf Basis der tatsächlichen Vollkosten: Tarifgruppe, Branchenzuschlag, Equal Pay, Sozialabgaben, Lohnnebenkosten und Finanzierungskosten. Die Tariftabellen (iGZ/DGB, GVP/DGB) werden automatisch gepflegt, sodass dein Team auch ohne Controlling-Wissen tarifkonforme Angebote in Minuten erstellt. Ehrlich gesagt ist kalkool aber kein KI-Tool, sondern ein sauber gebauter regelbasierter Rechner, wer hier lernende Preisalgorithmen erwartet, ist falsch. Für kleine und mittlere Personaldienstleister, die noch in Excel kalkulieren, ist es trotzdem ein lohnender, fair bepreister Helfer.

Für wen ist kalkool?

Niederlassungsleiter in der Zeitarbeit: Die Kernzielgruppe. Wer im Tagesgeschäft schnell auf Kundenanfragen reagieren und dabei korrekte, tarif- und Equal-Pay-konforme Verrechnungssätze nennen muss, bekommt mit kalkool ein Werkzeug, das die Komplexität (Branchenzuschlag-Stufen, Einsatzdauer, Region) im Hintergrund auflöst.

Kleine und mittelgroße Personaldienstleister ohne Controlling: Genau die Betriebe, die bisher mit einer selbstgebauten Excel-Tabelle und einem Bauchgefühl-Faktor arbeiten. kalkool ersetzt diese Faustformeln durch eine nachvollziehbare Vollkostenrechnung, und nimmt das Risiko aus dem Spiel, dass eine vergessene Tariferhöhung still die Marge auffrisst.

Geschäftsführer, die Margen-Transparenz wollen: Mit Profi Plus liefern die BWA-Reports und das Wasserfalldiagramm eine Sicht darauf, wie sich Tarifänderungen, Branchenzuschläge und Aufschläge auf die Marge auswirken. Das ist hilfreich, wenn man Preispolitik über mehrere Niederlassungen hinweg steuern will.

Neue Disponenten und Quereinsteiger: Weil die Tarif- und Equal-Pay-Logik im Tool steckt, können auch unerfahrene Mitarbeitende belastbare Angebote erstellen, ohne jede Tarifregel selbst zu kennen. Das senkt die Einarbeitungszeit spürbar.

Weniger geeignet für: Unternehmen außerhalb der Arbeitnehmerüberlassung (das Tool ist dafür schlicht nicht gebaut), große Konzern-Personaldienstleister mit eigenem Controlling und ERP-gestützter Kalkulation, sowie alle, die echte KI-gestützte, dynamische Preisoptimierung erwarten, kalkool ist ein regelbasierter Rechner, keine lernende Engine.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Profi	39,90 €/Monat je Niederlassung (+ 99,90 € Einrichtung)	Kalkulation von Zeitarbeits-Aufträgen, anpassbare Preisregeln, integrierte und automatisch gepflegte Tarifdaten, Lohnvorlagen, Berücksichtigung von Finanzierungskosten
Profi Plus	49,90 €/Monat je Niederlassung (+ 99,90 € Einrichtung)	Alles aus Profi + Kalkulation für Angestellte/Gehaltsmitarbeiter, pauschale Aufschläge auf den Verrechnungssatz, BWA-Reports mit Wasserfalldiagramm, Aufschlagsrechner
Testversion	Kostenlos auf Anfrage	Zugang zum Testen vor Vertragsabschluss, per E-Mail anfragen

Einordnung: Die Preise sind für ein Fachtool fair und vor allem transparent, ein Pluspunkt, denn viele Wettbewerber nennen Preise nur „auf Anfrage”. Wichtig ist das Kleingedruckte: Abgerechnet wird je Niederlassung, dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 99,90 €, und es gilt eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten (Kündigung nach Rechnungserhalt möglich). Für einen Einzelstandort sind das rund 480 bis 600 € im Jahr plus Einrichtung, überschaubar, gemessen an einem einzigen falsch kalkulierten Großauftrag. Der Aufpreis von Profi auf Profi Plus (10 € im Monat) lohnt sich, sobald du Margen über mehrere Aufträge hinweg steuern oder Gehaltsmitarbeiter kalkulieren willst. Für Mehrstandort-Betriebe summiert sich die Pro-Niederlassungs-Abrechnung allerdings spürbar, hier vor dem Abschluss durchrechnen.

Stärken im Detail

Echte Vollkostenrechnung statt Faustformel. Der eigentliche Wert liegt darin, dass kalkool nicht mit einem pauschalen Faktor arbeitet, sondern die tatsächlichen Kostenbestandteile abbildet: Tariflohn der jeweiligen Entgeltgruppe, Branchenzuschlag in der korrekten Stufe, Equal-Pay-Schwellen nach Einsatzdauer, Sozialabgaben, Lohnnebenkosten und Finanzierungskosten. Das Ergebnis ist ein Verrechnungssatz, der die Marge tatsächlich trägt, und nicht nur ungefähr.

Automatisch gepflegte Tarifdaten. Die Tariftabellen für iGZ/DGB und GVP/DGB sowie die Branchenzuschläge ändern sich regelmäßig. kalkool pflegt diese Daten zentral ein, sodass du nicht selbst jede Tariferhöhung in deiner Tabelle nachziehen musst. Das ist der häufigste Fehlerpunkt bei selbstgebauten Excel-Lösungen, und genau hier nimmt das Tool Risiko heraus.

Equal-Pay-Logik eingebaut. Equal Pay ist einer der heikelsten Punkte in der Arbeitnehmerüberlassung: Nach einer bestimmten Einsatzdauer greift die Gleichstellung mit der Stammbelegschaft, was die Kosten verändert. kalkool berücksichtigt diese Schwellen automatisch, ein Detail, das in manueller Kalkulation gerne untergeht und teuer werden kann.

Margen-Transparenz über BWA und Wasserfalldiagramm (Profi Plus). Statt nur einen Endpreis auszuwerfen, zeigt Profi Plus, wie sich der Verrechnungssatz zusammensetzt und wo die Marge entsteht oder verloren geht. Das Wasserfalldiagramm macht sichtbar, welcher Kostenblock wie stark wirkt, hilfreich für Geschäftsführer, die Preispolitik bewusst steuern wollen.

Niedrige Einstiegshürde und faire, offene Preise. Das Tool ist „ohne-setup” nutzbar, die Tariflogik steckt im Programm, und die Preise stehen öffentlich auf der Website. Für ein deutsches Fachtool aus einer kleinen Nische ist diese Transparenz keine Selbstverständlichkeit und schafft Vertrauen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Es ist kein KI-Tool, und sollte sich auch nicht so anfühlen. kalkool ist ein regelbasierter Kalkulationsassistent. Es gibt keine lernenden Algorithmen, keine dynamische Preisoptimierung auf Basis von Marktdaten, keine Prognose. Wer von „KI in der Zeitarbeitskalkulation” träumt, bekommt hier solide Regelarbeit, aber keine Intelligenz im engeren Sinn. Das ist nicht per se schlecht, Tariflogik soll deterministisch sein, aber man sollte die Erwartung richtig setzen.

Keine ERP-Integration. kalkool spricht in der Standardausstattung nicht mit den verbreiteten Zeitarbeits-ERPs wie , Landwehr L1 oder . Stammdaten und Ergebnisse werden separat gepflegt bzw. übertragen. Wer bereits ein ERP nutzt, das Kalkulation enthält, hat einen Medienbruch, und muss prüfen, ob sich das zusätzliche Werkzeug lohnt.

Abrechnung je Niederlassung plus 12-Monats-Bindung. Das Preismodell ist fair, aber für Betriebe mit vielen Standorten skaliert es linear nach oben, und die Mindestlaufzeit von 12 Monaten verlangt eine bewusste Entscheidung statt eines unverbindlichen Tests. Die kostenlose Testversion ist nur auf Anfrage zu bekommen, ein Self-Service-Trial gibt es nicht.

Sehr enge Nische und kleiner Anbieter. Das Tool ist ausschließlich für die Arbeitnehmerüberlassung gebaut, außerhalb dieser Branche wertlos. Hinter kalkool steht ein Einzelunternehmen aus Hamburg (Johann Garbers), kein Software-Konzern. Das bedeutet kurze Wege und persönlichen Kontakt, aber auch eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person, ein Faktor, den man bei einem geschäftskritischen Werkzeug einkalkulieren sollte.

Datenschutz-Dokumentation ist dünn. Eine öffentlich abrufbare, ausführliche Datenschutz- und Auftragsverarbeitungs-Dokumentation war zum Prüfzeitpunkt nicht ohne Weiteres auffindbar. Für DSGVO-Belange (AVV, Serverstandort, Aufbewahrung) muss man aktiv beim Anbieter nachfragen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Eine vollständige Zeitarbeits-Software inkl. Disposition, Lohn und Kalkulation willst
International recruitest und ein CRM/ATS für die Personaldienstleistung brauchst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Landwehr L1 und GEDAT sind etablierte deutsche Zeitarbeits-ERPs, die Kalkulation als Teil eines Gesamtsystems mitbringen, die richtige Wahl, wenn du ohnehin eine Branchen-Komplettlösung suchst. Und ganz ehrlich: Die häufigste „Alternative” in der Praxis ist immer noch Excel, billiger, aber fehleranfällig und ohne automatische Tarifpflege. kalkool spielt bewusst in einer engen Nische und macht dort eine Sache gut: tarifsaubere Verrechnungssätze ohne ERP-Overhead. Wer kein vollständiges Zeitarbeits-ERP will, aber raus aus der Excel-Falle möchte, findet hier den passenden Mittelweg.

So steigst du ein

Schritt 1: kalkool.de aufrufen und die kostenlose Testversion per E-Mail anfragen. Bereite dich mit konkreten Angaben vor: Welche Tarifgruppen (z. B. EG1 bis EG9) kommen in deinen häufigsten Angeboten vor, welche Branchen-Einsatzbereiche dominieren (Metall, Einzelhandel, Logistik, Chemie) und mit welchem Faktor kalkulierst du heute?

Schritt 2: Rechne deine letzten 20 bis 30 abgeschlossenen Angebote im System nach und vergleiche das Ergebnis mit deinen historischen Faktoren. Die Diskrepanz ist oft überraschend, gerade bei langen Einsätzen mit greifender Equal-Pay-Schwelle oder hoher Branchenzuschlag-Stufe.

Schritt 3: Richte Standardprofile für deine häufigsten Stellenprofile ein (z. B. „Lagerhelfer EG1, Bayern, Metalleinsatz, 12 Monate”) und nutze sie als Vorlage. Mit Profi Plus prüfst du anschließend über die BWA-Reports, wie sich eine Tariferhöhung auf die Marge der laufenden Einsätze auswirkt, und passt deine Preispolitik vorausschauend an.

Ein konkretes Beispiel

Ein Personaldienstleister aus Nürnberg mit 180 aktiven Zeitarbeitnehmern im gewerblichen Bereich kalkulierte bisher mit einem pauschalen Faktor 2,1 in Excel. Nach der Umstellung auf die kalkool-Vollkostenrechnung stellte sich heraus, dass Einsätze in der Metall- und Elektroindustrie mit Branchenzuschlag-Stufe 3 und über neun Monaten Einsatzdauer (greifende Equal-Pay-Schwelle) tatsächlich einen Faktor von rund 2,28 erfordern, um die gleiche Nettomarge zu erzielen. Bei 30 gleichzeitig laufenden Einsätzen dieser Art bedeutete der bisherige Faktor mehrere tausend Euro Margenrückgang pro Monat, ein Verlust, der in der Excel-Tabelle schlicht nicht sichtbar war. Die Lizenzkosten von 49,90 €/Monat (Profi Plus) für die betroffene Niederlassung amortisierten sich damit innerhalb des ersten korrekt kalkulierten Auftrags.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: Johann Garbers, Einzelunternehmen mit Sitz in Hamburg (August-Bebel-Str. 174, 21029 Hamburg). Deutscher Anbieter, deutschsprachiger Support.
• Datenhosting: Als deutsches Unternehmen ist eine Verarbeitung innerhalb Deutschlands/der EU naheliegend; der konkrete Serverstandort und das Hosting-Modell sind öffentlich jedoch nicht eindeutig dokumentiert. Vor Vertragsabschluss explizit erfragen.
• Verarbeitete Daten: In der Kalkulation stecken im Wesentlichen Tarif-, Kosten- und Auftragsdaten. Ob und welche personenbezogenen Daten (z. B. einzelne Mitarbeitende) verarbeitet werden, hängt von deiner Nutzung ab.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Eine öffentlich abrufbare AVV-Vorlage war zum Prüfzeitpunkt nicht auffindbar. Für eine DSGVO-konforme Nutzung mit personenbezogenen Daten solltest du einen AVV direkt beim Anbieter anfordern.
• Empfehlung für Unternehmen: Da es sich um ein kleines Einzelunternehmen handelt, lohnt sich vor dem Einsatz ein kurzes Gespräch zu Serverstandort, Aufbewahrungsfristen und AVV. Für reine Kalkulationsdaten (ohne Personenbezug) ist das Risiko gering; sobald Mitarbeiterdaten ins Spiel kommen, gehört der AVV verbindlich geklärt.

Gut kombiniert mit

• , Wer ein vollständiges Zeitarbeits-ERP einsetzt, nutzt kalkool ergänzend für die schnelle, transparente Vorab-Kalkulation und überträgt belastbare Verrechnungssätze ins führende System. Die Tariflogik liefert kalkool, die operative Abwicklung (Disposition, Lohn, Abrechnung) das ERP.
• , Im Recruiting-/Vertriebs-Frontend laufen Kundenanfragen und Stellenprofile auf, kalkool liefert dazu den belastbaren Preis. So weiß der Vertrieb, mit welchem Verrechnungssatz er in die Verhandlung gehen kann, bevor er zusagt.
• , Für die buchhalterische Weiterverarbeitung und das Reporting: Die in kalkool sichtbar gemachte Margenstruktur (BWA, Wasserfall) lässt sich gegen die tatsächlichen Buchhaltungszahlen spiegeln, um Kalkulation und Ist-Ergebnis abzugleichen.

Unser Testurteil

kalkool verdient 3 von 5 Sternen. In seiner engen Nische macht es genau das Richtige: Es ersetzt fehleranfällige Excel-Faustformeln durch eine saubere, tarif- und Equal-Pay-konforme Vollkostenrechnung mit automatisch gepflegten Tariftabellen, und tut das zu fairen, transparenten Preisen. Für kleine und mittlere Personaldienstleister ohne eigenes Controlling ist das ein echter Mehrwert. Die Sterne vier und fünf bleiben aus mehreren Gründen verwehrt: Es ist kein KI-Tool, sondern ein regelbasierter Rechner (das gehört offen gesagt), es fehlt eine ERP-Integration, die Abrechnung je Niederlassung plus 12-Monats-Bindung verlangt eine bewusste Entscheidung, und hinter dem Produkt steht ein Einzelunternehmen, solide, aber mit Klumpenrisiko. Wer in der Zeitarbeit kalkuliert und raus aus Excel will, ohne gleich ein ganzes ERP einzuführen, bekommt hier ein ehrliches, gut fokussiertes Werkzeug.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, Im bisherigen Eintrag war der Anbieter als „Kalkool GmbH” geführt. Das stimmt nicht: Laut Impressum steht hinter kalkool ein Einzelunternehmen von Johann (auch Jochen) Garbers aus Hamburg, keine GmbH. Wir haben das korrigiert, weil die Rechtsform für die Einschätzung der Anbieterstabilität relevant ist.
• Mai 2026, Die Preise sind inzwischen öffentlich einsehbar: Profi 39,90 €/Monat und Profi Plus 49,90 €/Monat, jeweils je Niederlassung und mit 99,90 € Einrichtungsgebühr. Frühere Annahmen, die Preise gäbe es nur „auf Anfrage”, treffen damit nicht mehr zu, ein Pluspunkt für die Transparenz.
• Mai 2026, Trotz wiederholter „KI”-Erwartungen im Markt: kalkool wirbt selbst nicht mit KI und ist es auch nicht. Es ist ein regelbasiertes Kalkulationswerkzeug. Wer ein lernendes Pricing-System sucht, ist hier falsch, diese ehrliche Einordnung ist uns wichtiger als ein KI-Etikett.