Runn

Kurzfazit

Runn ist ein solides, fokussiertes Werkzeug für die Echtzeit-Ressourcenplanung in projektbasierten Teams: Beratungen, Agenturen, Softwarehäuser und Engineering-Büros. Die Stärke liegt in der visuellen Auslastungsübersicht und in Kapazitätsprognosen, die zeigen, wer wann frei ist und wo Engpässe drohen, bevor sie entstehen. Wichtig für die ehrliche Einordnung: Runn ist kein KI-Produkt. Die einzige KI-Funktion ist SmartMatch, ein Beta-Feature im teuersten Advanced-Plan, das offene Ressourcenanfragen mit passenden Personen matcht. Wer das EU-Hosting und die SOC-2-Zertifizierung schätzt, bekommt ein verlässliches Planungstool, sollte aber wegen des fehlenden deutschen Interfaces und der reinen Beta-KI keine intelligente Staffing-Automatik erwarten.

Für wen ist Runn?

Beratungsunternehmen und Agenturen: Die Kernzielgruppe. Wenn dein Geschäft daraus besteht, Menschen mit definierten Rollen auf Projekte zu verteilen, zeigt Runn dir Auslastung und freie Kapazität auf einen Blick. Die rollenbasierte Planung passt genau zu Staffing-Logiken in Professional Services.

Delivery- und Projektleitung: Wer mehrere parallele Projekte koordiniert, sieht in der Heatmap sofort, wer überbucht und wer unterausgelastet ist. Das ersetzt die typische Excel-Tabelle, die nur einer pflegt und niemand wirklich versteht.

Geschäftsführung und Partner: Die Kapazitätsprognosen beantworten die strategische Frage, ob man vorausschauend einstellen muss oder ob freie Kapazität ungenutzt verfällt. Bei einem Personalkostenanteil von oft über 70 Prozent ist das eine der wichtigsten Steuerungsgrößen.

Vertrieb in projektbasierten Firmen: Bevor ein neues Projekt zugesagt wird, lässt sich prüfen, ob überhaupt jemand verfügbar ist. Das verhindert Zusagen, die das Team später nicht halten kann.

Weniger geeignet für: Sehr kleine Teams (die 20-Seat-Mindestabnahme ist eine Hürde), Firmen ohne englischsprachige Belegschaft (kein deutsches Interface), Teams, die eine echte KI-gestützte Staffing-Automatik suchen (SmartMatch ist nur Beta und nur im teuersten Plan), und Organisationen, die tiefe Integration in deutsche HR- und Lohnsysteme wie Personio oder DATEV brauchen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Lite	7 USD/Ressource/Monat	Scheduling, vorläufige Projekte, Kapazitäts-Charts, Skills & Tags, Projektfinanzen
Standard	11 USD/Ressource/Monat	Alles aus Lite + Timesheets, 5 Custom Fields, Integrationen, API-Zugriff, 30-Tage-Audit-Logs (Most Popular)
Advanced	Auf Anfrage	Alles aus Standard + unbegrenzte Custom Fields, Workstreams, Dashboards, SSO (SAML), SmartMatch AI (Beta), optionaler Implementierungs-Support

Einordnung: Abgerechnet wird pro Ressourcen-Seat und Monat, mindestens 20 Seats. Für ein 50-köpfiges Team bedeutet das rund 350 USD/Monat (Lite) bzw. 550 USD/Monat (Standard). Der Standard-Plan ist für die meisten der Sweetspot, weil erst dort Timesheets, Integrationen und API-Zugriff dabei sind, ohne die ein Planungstool im Alltag isoliert bleibt. Lite eignet sich zum Ausprobieren oder für reine Planung ohne Zeiterfassung. Advanced lohnt sich nur, wenn SSO, Dashboards oder die SmartMatch-Beta konkret gebraucht werden. Volumenrabatte beginnen ab 100 Seats und werden individuell verhandelt. Die Jahreszahlung ist günstiger als die monatliche. Der 30-Tage-Trial läuft ohne Kreditkarte auf dem Standard-Plan.

Stärken im Detail

Visuelle Auslastung statt Tabellenchaos. Die Heatmap zeigt für jede Person und jedes Team, wie ausgelastet sie über Wochen und Monate sind. Über- und Unterauslastung werden farblich sofort sichtbar. Das ist der zentrale Vorteil gegenüber Excel, wo dieselbe Information existiert, aber nie auf einen Blick lesbar ist.

Vorausschauende Kapazitätsprognosen. Runn rechnet die geplanten Projekte gegen die verfügbare Kapazität und zeigt, wann Engpässe oder Leerlauf entstehen. Das verschiebt die Personalplanung von reaktiv (jemand fehlt jetzt) zu vorausschauend (in sechs Wochen wird es eng).

Rollenbasierte Planung. Runn denkt zuerst in Rollen, nicht in Personen. Du planst, welche Rolle in welchem Projekt wie viele Stunden braucht, und ordnest erst danach konkrete Köpfe zu. So erkennst du Engpässe auf Rollenebene, bevor du einzelne Mitarbeitende überplanst, ein realistisches Modell für Projektgeschäft.

SmartMatch als KI-Beta. Im Advanced-Plan kann SmartMatch offene Ressourcenanfragen automatisch mit passenden Personen abgleichen, basierend auf Skills und Verfügbarkeit. Das ist die einzige echte KI-Funktion im Produkt. Sie ist ausdrücklich als Beta gekennzeichnet, also als Komfort-Feature zu verstehen, nicht als verlässliche Automatik.

EU-Hosting und Zertifizierung. Beim Setup lässt sich die EU-Region (Salesforce Heroku) wählen. Dazu kommen SOC 2 Type II, DSGVO-Konformität, Verschlüsselung mit TLS 1.2+ und AES-256 sowie kontinuierliches Compliance-Monitoring über Vanta. Das ist für ein Tool dieser Größe ein überdurchschnittlich sauberes Sicherheitsprofil.

Schwächen ehrlich betrachtet

Kein deutsches Interface, kein deutscher Support. Die gesamte Oberfläche und der Support laufen auf Englisch. Für ein internationales Team ist das kein Problem, für eine deutschsprachige Belegschaft mit gemischten Sprachkenntnissen kann es die Akzeptanz im Alltag senken. Eine Lokalisierung ist nicht in Sicht.

KI ist Randthema, kein Kern. Wer Runn wegen KI evaluiert, sollte die Erwartung dämpfen. Es gibt genau ein KI-Feature (SmartMatch), es ist Beta, und es steckt im teuersten Plan. Die Kapazitätsprognosen selbst sind regelbasierte Hochrechnungen, keine maschinell gelernten Vorhersagen. Runn ist im Kern ein Planungs- und Visualisierungstool.

Mindestabnahme von 20 Seats. Sehr kleine Teams unter 20 Personen zahlen entweder für ungenutzte Seats oder fallen ganz heraus. Für ein 8-köpfiges Beratungs-Startup ist das ein echtes Hindernis, hier lohnt der Blick auf flexiblere Alternativen.

Keine deutsche HR-Integration. Abwesenheiten, Verträge oder Stammdaten müssen manuell gepflegt oder über generische Wege synchronisiert werden. Eine native Anbindung an Personio oder DATEV gibt es nicht, was im deutschen Mittelstand oft Doppelpflege bedeutet.

Begrenzte Tiefe beim Kompetenz-Matching. Runn plant primär nach Rollen und einfachen Skills/Tags. Wer Personen anhand vieler feiner Kompetenzdimensionen, Zertifizierungen und Präferenzen staffen will, stößt an Grenzen, die spezialisierte PSA-Suiten nicht haben.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein allgemeines Projektmanagement mit Ressourcen-Sicht willst	oder
Aufgaben und Auslastung in einem Tool kombinieren willst
Eine flexible Datenbank für eigene Planungslogik brauchst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: Float und Forecast (direkte Konkurrenten in der reinen Ressourcenplanung), Kantata und Mavenlink (tiefere PSA-Suiten mit detaillierterem Skill-Matching) sowie Productive und Kimai (Letzteres deutschsprachig, aber eher Zeiterfassung als Kapazitätsplanung). Runn ist bewusst schlanker als die großen PSA-Suiten. Wer nur saubere Auslastungsplanung mit EU-Hosting braucht, ist gut bedient. Wer ein integriertes System aus CRM, Projekt, Abrechnung und Staffing sucht, sollte zu einer vollwertigen PSA-Plattform greifen.

So steigst du ein

Schritt 1: Den 30-Tage-Trial auf runn.io starten, ohne Kreditkarte. Beim Setup die EU-Hosting-Region auswählen, das ist der relevante Moment für die DSGVO-Konformität, denn der Serverstandort wird hier festgelegt.

Schritt 2: Team-Rollen und Projekte anlegen. Plane zuerst, welche Rolle in welchem Projekt für wie viele Stunden gebraucht wird, und ordne erst danach konkrete Personen zu. So siehst du Engpässe auf Rollenebene, bevor einzelne Mitarbeitende überbucht werden.

Schritt 3: Verfügbarkeiten und Abwesenheiten eintragen. Urlaub, Elternzeit und feste interne Projekte werden hinterlegt, das Dashboard zeigt dann sofort, wer wann wirklich frei ist. Ab dem Standard-Plan kannst du Timesheets und Integrationen (z. B. Jira, Harvest) aktivieren, um Plan und Ist abzugleichen.

Ein konkretes Beispiel

Eine Hamburger IT-Beratung mit 35 Consultants stellt die wöchentliche Ressourcenplanung vom Excel-Chaos auf Runn um. Nach zwei Wochen Setup zeigt die Auslastungs-Heatmap: Vier Consultants sind in den nächsten sechs Wochen unter 60 Prozent ausgelastet, zwei sind überbucht. Der Managing Partner plant Projekte jetzt mit vier bis sechs Wochen Vorlauf statt erst in der Startwoche, und der Vertrieb prüft vor jeder Zusage, ob überhaupt Kapazität da ist. Der EU-Serverstandort wurde beim Trial direkt aktiviert, der AVV lag innerhalb eines Tages vor. Die SmartMatch-Beta haben sie bewusst nicht gebucht, weil der Advanced-Plan für ihre Größe zu teuer ist und die manuelle Rollenzuweisung ausreicht. Ergebnis nach drei Monaten: weniger Leerlauf, planbarere Überstunden, eine ehrliche Kapazitätsaussage im Vertrieb.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: Runn Technologies Ltd. Daten werden auf Salesforce Heroku gehostet, die Region (US oder EU) ist beim Setup wählbar. Für DSGVO-sensible Einsätze unbedingt die EU-Region wählen.
• Zertifizierung: SOC 2 Type II, DSGVO-konform, Unterstützung für CCPA/CPRA. Compliance wird kontinuierlich über Vanta überwacht, jährliche unabhängige Audits inklusive Penetrationstests sind auf Anfrage einsehbar.
• Verschlüsselung: TLS 1.2+ bei der Übertragung, AES-256 im Ruhezustand.
• Auftragsverarbeitung (AVV/DPA): Verfügbar. Zugriffe sind rollenbasiert steuerbar, SSO (SAML/Google) und Mehr-Faktor-Authentifizierung werden unterstützt.
• Aufbewahrung: 7-Tage-Point-in-Time-Backups; Daten werden innerhalb von 21 Tagen nach Vertragsende gelöscht. Zahlungsdaten werden nicht von Runn gespeichert, sondern beim Zahlungsdienstleister Chargebee.
• Empfehlung für Unternehmen: EU-Region wählen, AVV abschließen, SSO und rollenbasierte Rechte aktivieren. Personenbezogene Mitarbeiterdaten auf das für die Planung Notwendige beschränken.

Gut kombiniert mit

• , für die operative Aufgabensteuerung: Runn plant Kapazität und Auslastung auf Wochenebene, Asana koordiniert die konkreten Tasks innerhalb der Projekte. So bleiben strategische Planung und tägliche Umsetzung getrennt, aber verbunden.
• , wenn du Stammdaten, Skill-Matrizen oder Projektpipelines flexibel verwalten willst und sie als Datenquelle neben Runn nutzt. Praktisch, solange keine native HR-Integration existiert.
• , für Projektdokumentation, Angebote und interne Wikis rund um die geplanten Projekte. Runn liefert die Auslastungszahlen, Notion das Wissen drumherum.

Unser Testurteil

Runn verdient 3 von 5 Sternen. Als fokussiertes Ressourcenplanungs-Tool macht es seine Kernaufgabe gut: Auslastung sichtbar machen, Kapazität vorausschauend planen, Excel ablösen. Das EU-Hosting und die saubere SOC-2-Zertifizierung heben es im DSGVO-Kontext positiv ab. Die fehlende deutsche Lokalisierung, die 20-Seat-Mindestabnahme und das Fehlen deutscher HR-Integrationen kosten Punkte. Entscheidend für unsere Einordnung als KI-Tool: Die KI-Komponente ist mit einem einzigen Beta-Feature (SmartMatch) im teuersten Plan minimal. Wer ein verlässliches Planungstool mit EU-Datenresidenz sucht, ist hier richtig. Wer KI-gestützte Staffing-Automatik erwartet, wird enttäuscht, das ist Runn schlicht nicht.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026 — Die Preise und Planstruktur haben sich seit unserer letzten Prüfung geändert. Aus den früheren Plänen Starter (10 USD) und Professional (14 USD) wurden Lite (7 USD), Standard (11 USD) und Advanced (auf Anfrage). Der Einstiegspreis ist gesunken, die teuersten Funktionen wandern aber in den Custom-Plan.
• Juni 2026 — Die kostenlose Testphase wurde von 14 auf 30 Tage verlängert und läuft jetzt auf dem Standard-Plan, weiterhin ohne Kreditkarte.
• Juni 2026 — SmartMatch AI ist die einzige KI-Funktion und ausdrücklich als Beta gekennzeichnet, nur im Advanced-Plan verfügbar. Runn positioniert sich nicht als KI-Produkt, sondern als Ressourcenplanung mit einem optionalen KI-Komfort-Feature.
• Juni 2026 — Die Mindestabnahme liegt bei 20 Ressourcen-Seats. Sehr kleine Teams werden dadurch faktisch ausgeschlossen oder zahlen für ungenutzte Plätze.