openHandwerk

Kurzfazit

openHandwerk ist eine solide deutsche Cloud-Handwerkersoftware aus Berlin, die den gesamten Auftragsprozess, Angebot, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung, Plantafel, Baudokumentation und Rechnung, in einem System abbildet. Die Stärken liegen klar im Außendienst: digitale Stundennachweise mit Unterschrift auf der Baustelle, ein durchdachtes Subunternehmer-Modul und EU-Datenhaltung. Wer von WhatsApp-Koordination und Papier-Stundenzetteln wegkommen will, findet hier ein durchgängiges Werkzeug. Eine echte KI-Funktion sucht man allerdings vergeb, weshalb die App weniger ein KI-Tool als ein klassisches Digitalisierungswerkzeug ist, und damit gegenüber Wettbewerbern, die KI-Angebotsassistenten einbauen, einen Differenzierungspunkt verschenkt.

Für wen ist openHandwerk?

GaLaBau- und Außenanlagen-Betriebe: Die Software ist auf Branchen mit viel Baustellen- und Außendienstarbeit zugeschnitten. Aufmaß, Leistungsnachweise und Dokumentation laufen mobil, der Büro-Backoffice sieht alles in Echtzeit. Für Garten- und Landschaftsbau, Pflasterbau oder Außenanlagen ist das ein gut passender Zuschnitt.

Betriebe mit Subunternehmern: Das Subunternehmer-Modul ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Externe Partner bekommen eigene Zugänge, sehen nur ihre zugewiesenen Aufträge, erfassen Zeiten und unterschreiben Leistungsnachweise digital. Für Generalunternehmer, die regelmäßig fremde Gewerke koordinieren, spart das viel Reibung.

Handwerksbetriebe, die WhatsApp ersetzen wollen: Viele kleine und mittlere Betriebe koordinieren Termine, Fotos und Stunden über WhatsApp-Gruppen, datenschutzrechtlich heikel und schnell unübersichtlich. openHandwerk bündelt Chat, Dokumentation und Nachweise DSGVO-konform an einem Ort.

Betriebe mit 5–50 Mitarbeitenden: Für diese Größenklasse ist der Funktionsumfang stimmig, groß genug, um den Koordinationsaufwand zu rechtfertigen, klein genug, um ohne IT-Abteilung auszukommen. Das kostenlose 1:1-Onboarding hilft beim Einstieg.

Weniger geeignet für: Solo-Selbstständige und Kleinstbetriebe ohne Außendienst (der ERP-Überbau ist Overkill), Betriebe, die gezielt KI-Unterstützung bei Angeboten oder Texten erwarten (dafür ist besser geeignet), und alle, die sich nicht langfristig binden wollen, um den besten Preis zu bekommen.

Preise im Detail

Abgerechnet wird pro Nutzer:in und Monat, gestaffelt nach Rolle (gewerblich vs. kaufmännisch) und Vertragslaufzeit. Je länger die Bindung, desto günstiger.

Vertragslaufzeit	Gewerblicher Mitarbeitender	Kaufmännische:r Nutzer:in
Monatlich	35 €/Monat	60 €/Monat
12 Monate	35 €/Monat	45 €/Monat
24 Monate	25 €/Monat	40 €/Monat
36 Monate	20 €/Monat	35 €/Monat
Test	kostenlos, ohne Kreditkarte	kostenlos, ohne Kreditkarte

In allen Tarifen enthalten: Auftragsverwaltung, Kalender & Plantafel, Zeiterfassung, Dokumentation, Formulare/Vorlagen & Signaturen, Rechnungswesen, über 20 Schnittstellen (u. a. DATEV), unbegrenzte Exporte und Speicherplatz, regelmäßige Updates und kostenloser E-Mail-Support. Kostenpflichtige Zusatzleistungen sind z. B. individueller Briefbogen-Upload und Formulare mit eigenem Logo.

Einordnung: Die Preisstruktur ist transparent und fair gestaffelt, ein gewerblicher Feldmitarbeiter kostet im günstigsten Fall nur 20 €/Monat, was bei größeren Außendienst-Teams den Gesamtpreis deutlich drückt. Der Haken: Die attraktiven Preise gibt es nur gegen lange Vertragsbindung (24 oder 36 Monate). Wer flexibel bleiben will, zahlt monatlich fast das Doppelte. Für einen Betrieb mit z. B. 8 gewerblichen und 2 kaufmännischen Nutzer:innen im 36-Monats-Vertrag ergeben sich rund 230 €/Monat, marktüblich für eine vollwertige Handwerkersoftware, aber kein Schnäppchen für Kleinstbetriebe.

Stärken im Detail

Durchgängiger digitaler Prozess. Der größte Hebel liegt darin, dass Angebot, Auftrag, Zeiterfassung, Dokumentation und Rechnung in einem System zusammenlaufen. Statt Daten zwischen Excel, WhatsApp und der Buchhaltung hin- und herzukopieren, wandert ein Auftrag durchgängig durch die Plattform. Das reduziert Medienbrüche und Übertragungsfehler spürbar.

Digitale Nachweise mit Unterschrift vor Ort. E-Formulare für Stundennachweise, Regieberichte und Abnahmeprotokolle werden auf dem Smartphone des Mitarbeitenden oder Kunden direkt auf der Baustelle unterschrieben und erscheinen sofort im Büro. Papierfahrten entfallen, und VOB-relevante Fristen beginnen mit einer rechtsgültigen digitalen Unterschrift, ein konkreter Vorteil bei Zahlungsstreitigkeiten.

Durchdachtes Subunternehmer-Modul. Anders als viele Wettbewerber denkt openHandwerk Subunternehmer von Anfang an mit. Externe Partner bekommen eingeschränkte Zugänge, sehen nur ihre Aufträge und führen eigene Nachweise. Das ist relevant für die Hauptunternehmerhaftung und die Nachweispflicht gegenüber der BG Bau.

Deutscher Anbieter mit EU-Datenhaltung. openHandwerk GmbH sitzt in Berlin, der Support ist deutschsprachig, und die Daten liegen auf EU-Servern. Für Betriebe, denen Datenschutz und ein erreichbarer Ansprechpartner in der eigenen Sprache wichtig sind, ist das ein echtes Argument gegenüber US-Lösungen.

Faire Preisstaffelung nach Rolle. Dass Feldmitarbeitende deutlich günstiger sind als kaufmännisches Personal, passt zur Realität im Handwerk, die meisten Lizenzen entfallen auf gewerbliche Nutzer, die nicht den vollen Büro-Funktionsumfang brauchen. Das hält die Gesamtkosten bei wachsenden Teams im Rahmen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine KI-Funktionen. Das ist im Kontext einer KI-Ressource der wichtigste Punkt: openHandwerk wirbt mit keiner einzigen KI-Funktion. Es gibt keine automatische Angebotstexterstellung, keine intelligente Plantafel, keine KI-gestützte Aufmaß-Erkennung aus Fotos und keinen KI-Assistenten. Wer von einer modernen Handwerkersoftware solche Automatisierungen erwartet, wird hier (Stand Mai 2026) nicht fündig. Wettbewerber wie setzen genau hier an.

Lange Vertragsbindung für gute Preise. Die beworbenen 20 €/Monat gibt es nur im 36-Monats-Vertrag. Monatlich zahlst du fast das Doppelte. Drei Jahre Bindung sind für einen kleinen Betrieb, der das Tool erst testet, eine relevante Hürde, auch wenn die kostenlose Testphase den Einstieg risikofrei macht.

Überdimensioniert für reine Bürobetriebe. Der Funktionsumfang ist auf Betriebe mit Außendienst zugeschnitten. Wer keine Baustellen-Dokumentation und keine mobile Zeiterfassung braucht, schleppt viel ungenutzte Funktionalität mit und fährt mit einem schlankeren Angebots- oder Rechnungstool oft besser.

Einarbeitung kostet Zeit. Ein durchgängiges System bedeutet auch, dass man es einrichten und das Team schulen muss. Das kostenlose Onboarding hilft, aber bis Prozesse, Vorlagen und Schnittstellen sauber laufen, vergehen Wochen, kein Tool, das man an einem Nachmittag produktiv stellt.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
KI-gestützte Angebotserstellung willst
Eine breite Handwerker-Komplettlösung mit ERP-Tiefe suchst
Ein modernes, einsteigerfreundliches All-in-One willst	oder
Vor allem Baustellen-Dokumentation und Team-Chat brauchst

Erwähnenswert ohne hier verlinkte Schwerpunktüberschneidung sind außerdem etablierte Branchen-ERPs wie und für SHK- und Elektrobetriebe. openHandwerk positioniert sich zwischen schlankem App-Tool und schwerem ERP, die Subunternehmer- und GaLaBau-Ausrichtung ist sein Profil. Wer genau diese Punkte braucht, fährt gut; wer KI-Features oder maximale ERP-Tiefe sucht, ist anderswo besser aufgehoben.

So steigst du ein

Schritt 1: Starte die kostenlose Testphase unter openhandwerk.de, kein Setup, keine Kreditkarte. Lege dein erstes Projekt an und lade einen Mitarbeitenden oder Subunternehmer ein. Die App läuft im Browser auf jedem Smartphone, ganz ohne Installation. Nutze gleich das angebotene 1:1-Onboarding.

Schritt 2: Richte deine ersten Subunternehmer als externe Nutzer ein, weise ihnen konkrete Aufträge zu und aktiviere die digitale Zeiterfassung. Außendienst-Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen zugewiesenen Aufträge, datenschutzkonform und ohne Einblick ins Gesamtprojekt.

Schritt 3: Aktiviere digitale E-Formulare für Leistungsnachweise und Abnahmeprotokolle. Der Mitarbeitende oder Kunde unterschreibt vor Ort auf dem Smartphone, das Dokument erscheint sofort im Büro, Papierfahrten entfallen, und VOB-Fristen starten mit rechtsgültiger digitaler Unterschrift. Verbinde anschließend die DATEV-Schnittstelle, damit Rechnungen direkt in die Buchhaltung laufen.

Ein konkretes Beispiel

Ein GaLaBau-Betrieb mit 12 Mitarbeitenden und 3 regelmäßig beauftragten Subunternehmern führt openHandwerk ein. Die wöchentliche Koordination über WhatsApp-Gruppen, mit Verfügbarkeitsabfragen, Terminbestätigungen und Leistungsnachweisen, wird auf die Plattform umgestellt. Ergebnis nach 8 Wochen: keine Terminverwechslungen mehr, alle Leistungsnachweise digital archiviert, Zahlungsstreitigkeiten über erbrachte Stunden auf null reduziert. Die Inhaberin spart täglich rund 45 Minuten Koordinationsaufwand, und kann gleichzeitig den Nachweis für die BG Bau führen, falls die Hauptunternehmerhaftung geprüft wird. Zeitersparnis pro Woche: rund 4 Stunden. Die Lizenzkosten (10 Nutzer:innen, 36-Monats-Vertrag) amortisieren sich allein über die wegfallenden Streitfälle und Papierfahrten.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: EU-Server, deutscher Anbieter. Verantwortlich ist die openHandwerk GmbH, Hackesche Höfe, Rosenthaler Str. 40-41, 10178 Berlin (Geschäftsführer: Martin Urbanek).
• Datenschutzbeauftragter: Externer DSB benannt (mac+you, Köln), ein positives Signal für Datenschutz-Reife.
• Datennutzung: Als reine Betriebssoftware (kein KI-Training) werden Betriebs- und Kundendaten ausschließlich zur Leistungserbringung verarbeitet, nicht zur Modell-Verbesserung.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Für eine Software, die personenbezogene Mitarbeiter- und Kundendaten verarbeitet, ist ein AVV erforderlich, vor Vertragsschluss bei openHandwerk anfordern und prüfen.
• Zugriffsrechte: Rollenbasierte Berechtigungen sorgen dafür, dass Außendienst und Subunternehmer nur ihre eigenen Aufträge sehen, datensparsam und sinnvoll umgesetzt.
• Empfehlung für Unternehmen: Für deutsche Handwerksbetriebe ist openHandwerk datenschutzseitig gut aufgestellt (EU-Hosting, deutscher Anbieter, benannter DSB). AVV und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sollten vor dem Produktivstart dokumentiert werden.

Gut kombiniert mit

• , openHandwerk hat keine KI-Angebotserstellung; wer Angebotstexte und Leistungsverzeichnisse KI-gestützt vorbereiten will, kann das vorgelagert in einem spezialisierten Tool tun und das Ergebnis in openHandwerk weiterverarbeiten.
• , für Betriebe, die zusätzlich eine sehr schlanke, chat-zentrierte Baustellendokumentation schätzen, kann Craftnote als ergänzendes Kommunikationswerkzeug dienen, während openHandwerk den Auftrags- und Abrechnungsprozess trägt.
• DATEV, über die Schnittstelle laufen Rechnungen und Belege direkt in die Buchhaltung bzw. zum Steuerberater. Das schließt die Lücke zwischen Auftragsabwicklung und Finanzbuchhaltung.

Unser Testurteil

openHandwerk verdient 3 von 5 Sternen. Als deutsche Cloud-Handwerkersoftware ist sie solide: durchgängiger Prozess, starkes Subunternehmer-Modul, EU-Datenhaltung und faire Rollen-Preise sind echte Pluspunkte, besonders für GaLaBau- und Außendienst-Betriebe. Im Kontext einer KI-Ressource zieht sich aber ein klarer Stern ab, weil die Plattform keinerlei KI-Funktionen bietet, keine automatische Angebotserstellung, keine intelligente Planung, kein Assistent. Hinzu kommen die lange Vertragsbindung für gute Preise und ein Funktionsumfang, der für kleine Bürobetriebe überdimensioniert ist. Für den richtigen Betriebstyp ist openHandwerk eine empfehlenswerte Digitalisierungslösung, als KI-Werkzeug im engeren Sinn ist es jedoch nicht zu verstehen.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026, openHandwerk bewirbt auf seiner Website keine einzige KI-Funktion. Während Wettbewerber zunehmend KI-Angebotsassistenten und automatische Dokumentenerkennung einführen, bleibt openHandwerk ein klassisches, regelbasiertes SaaS-System. Wer den Begriff „KI” in der Produktkommunikation erwartet, wird nicht fündig.
• Mai 2026, Die günstigen Einstiegspreise (ab 20 €/Monat für gewerbliche Mitarbeitende) gelten nur im 36-Monats-Vertrag. Bei monatlicher Zahlung verdoppelt sich der Preis nahezu, ein in der Außenkommunikation leicht zu übersehender Punkt.
• Mai 2026, Der Anbieter weist über 1.500 nutzende Unternehmen aus. Das ist eine respektable, aber im Vergleich zu großen Handwerker-ERPs eher mittelgroße Installationsbasis, ein Hinweis auf die klare Nischen-Positionierung (GaLaBau, Subunternehmer, Außendienst).
• Mai 2026, Wir haben die Bewertung von 4 auf 3 Sterne angepasst. Grund ist nicht eine Verschlechterung des Produkts, sondern unsere konsequentere Einordnung im KI-Kontext: Eine Handwerkersoftware ohne KI-Funktion erfüllt für unsere KI-fokussierte Leserschaft nur eingeschränkt den Anspruch, ein KI-Werkzeug zu sein.